3. Ustawienia firmy

W menu Ustawienia firmy dostępne są następujące opcje:

Ustawienia firmy

Nowa Firma

Dane Firmy

Szablony dokumentów

Ciągi numeracyjne

Konta bankowe

Interfejs

3.1. Nowa firma

I. Dane firmy
Nazwa firmy				nazwa nowej firmy
Regon				numer regon firmy
NIP				numer identyfikacji podatkowej
NIP europejski				europejski numer identyfikacji podatkowej
Ulica				nazwa ulicy
Nr				numer budynku
Miejscowość				nazwa miejscowości
Kod Poczty				kod Poczty
Poczta				nazwa Poczty
Logo				przy użyciu przycisku Zmień otwarta zostaje przeglądarka plików systemu Windows i z określonej lokalizacji możemy wybrać odpowiednie logo firmy; przycisk Wyczyść usuwa logo;
Moduły				wyświetla odrębne okno zawierające informacje o modułach (zob. Moduł Spina - Moduły)
Kod użytkownika*				w polu generowany jest kod użytkownika, który jest niezbędny do zarejestrowania programu
Generuj*				przycisk pozwala wygenerować kod użytkownika na podstawie jego danych
Do pliku*				umożliwia zapisanie kodu użytkownika w pliku tekstowym
Kod licencji*				operator wprowadza w tym polu kod licencji niezbędny do odblokowania programu
Odblokuj*				umożliwia odblokowanie programu po wprowadzeniu kodu licencji
Z pliku*				umożliwia wprowadzenie kodu licencji z pliku
Zmiana danych				umożliwia zmianę danych użytkownika; Uwaga: po zmianie danych trzeba ponownie zarejestrować program!
*UWAGA: Pola oznaczone symbolem pojawiają się w oknie Firma tylko wtedy, gdy nie posiada on licencji!**
II. Pozostałe ustawienia
Sposób zapłaty				domyślny sposób zapłaty określany jest poprzez wybór odpowiednich wartości z listy, mogą to być np. czek, przelew, gotówka, przekaz Poczty, karta
Termin płatności				domyślny termin płatności jest określany poprzez wybór wartości z listy, jednostką określającą długość terminu jest ‘dzień’
Jednostka czasu zdarzenia				domyślną jednostkę czasu zdarzenia określamy poprzez wpisanie dowolnej wartości w odpowiednie pole, jest ona określana w minutach
Sposób liczenia kosztów w firmie				wybór jednej spośród trzech metod: metoda cen przeciętnych (avco), metoda ceny najwcześniejszej (fifo), metoda ceny najpóźniejszej (lifo)
Komunikat, gdy cena sprzedaży jest poniżej ceny zakupu				w polu tym można wybrać komunikat, jaki będzie się pojawiał, gdy towar, który chcemy sprzedać, ma cenę sprzedaży niższą od ceny zakupu bądź wyłączyć opcję ostrzegania
Sprawdzaj unikalność nazwy sprawy				po zaznaczeniu tego pola sprawdzana będzie unikalność nazwy sprawy
Sprawdzaj unikalność NIP- u				po zaznaczeniu tego pola sprawdzana będzie unikalność numeru NIP
Wystawiaj dokument WZ/PZ automatycznie przy wystawieniu faktury (korekty)				zaznaczenie tej opcji powoduje, iż domyślnie będzie w Berberisie ustawiana opcja automatycznego wystawiania WZ lub PZ przy wystawianiu faktury
Uwzględniaj kredyt kupiecki dla wszystkich użytkowników				po zaznaczeniu tego pola kredyt kupiecki będzie uwzględniany dla wszystkich użytkowników
Uzupełnianie płatności, gdy zapłacono gotówką				zaznaczenie tego pola spowoduje automatyczne uzupełnianie płatności, gdy jako formę zapłaty wybrano gotówkę
Obsługuj drukarki fiskalne				zaznaczenie tego pola spowoduje, że program będzie obsługiwał wszystkie zainstalowane drukarki fiskalne
Drukuj paragon fiskalny po wystawieniu faktury				po zaznaczeniu tego pola paragon fiskalny będzie drukowany automatycznie po wystawieniu faktury
Automatyczne tworzenie unikalnego skrótu dla kontrahenta				zaznaczenie tego pola spowoduje automatyczne dodawanie do skrótu kontrahenta unikalnego numeru
Aktualizuj przypominacz co …				wpisanie odpowiedniej liczby spowoduje aktualizację przypominacza o zadaną wartość określaną w sekundach
Uwagi na fakturze				pole umożliwiające zapisanie uwag dotyczących faktury
Katalog zapisu plików dźwiękowych nagrań ze zdarzeń				ścieżkę dostępu do katalogu zapisu plików dźwiękowych do nagrań ze zdarzeń można wprowadzić manualnie bądź korzystając z przycisku - wówczas nazwa pojawi się bezpośrednio po wybraniu odpowiedniego folderu

III. Nazwy spraw
Szablon nazwy		Umożliwia wpisanie szablonu nazwy.
Zmienna		Wyświetla nazwę zmiennej.
Opis		Wyświetla opis zmiennej.

3.2. Dane Firm

Po wybraniu tej opcji pojawia się okno wyświetlające listę wszystkich zapisanych w Systemie firm. Dostępne modyfikacje pozycji tej listy – zobacz 2.1.A. Listy jednopozycyjne.

Lista elementów		Wyświetla listę firm działających na bazie Systemu.
Nowy		Przycisk otwiera okno, które umożliwia skonfigurowanie nowej firmy w Systemie (rysunek).
Edytuj		Przycisk otwiera okno umożliwiające edycję danych zaznaczonej firmy.
Usuń		Przycisk usuwa zaznaczoną na liście elementów firmę.

3.3. Szablony dokumentów

W module Spina szablony dokumentów definiowane są dla poszczególnych firm. W związku z tym po kliknięciu w opcje Organizacja lub Projektowanie szablonów należy najpierw wybrać firmę (rysunek), aby uzyskać informacje dotyczące powiązanych z nią szablonów.

I. Organizacja

Wybranie opcji Organizacja powoduje wyświetlenie listy szablonów dokumentów.

Nowy		Przycisk otwiera okno, które umożliwia wczytanie nowego szablonu (rysunek).
Edytuj		Przycisk otwiera okno umożliwiające edycję danych szablonu (rysunek).
Usuń		Przycisk usuwa zaznaczony na liście szablon.

Lista szablonów dokumentów zawiera następujące pozycje:

Nazwa – pole obowiązkowe do uzupełnienia, jego wartość może być zmieniana w trakcie edycji szablonu, odstępstwem od tej reguły jest szablon o nazwie ‘wbudowany’ będący integralną częścią projektu Berberis, w którym zmian mogą dokonywać wyłącznie twórcy programu;

Ścieżka – pole obowiązkowe do uzupełnienia, zawiera ścieżkę dostępu do szablonu stworzonego bezpośrednio przez operatora; przycisk ‘Przeglądaj’ pomaga w określeniu lokalizacji;

Typ dokumentu – pole obowiązkowe do uzupełnienia, określa typ dokumentu, dla którego definiujemy szablon, może to być np. faktura VAT;

Status – po zaznaczeniu pola ‘ustaw jako szablon domyślny’ przy każdym wystawianiu danego dokumentu program będzie podpowiadał nam ten właśnie szablon.

Nazwa szablonu		Umożliwia wpisanie/edycję nazwy szablonu
Plik szablonu		Umożliwia wczytanie pliku szablonu.
Typ szablonu		Umożliwia wybranie typu szablonu z listy.
Ustaw jako szablon domyślny		Zaznaczenie tej opcji powoduje, że przy każdym wystawianiu danego dokumentu program będzie podpowiadał nam ten szablon.
Zapisz w bazie		Zapisuje szablon w bazie Systemu.

II. Projektowanie szablonów

Wybranie opcji Projektowanie szablonów otwiera Report Excplorer, w którym wyświetlane są dostępne raporty. Po kliknięciu w nazwę określonego raportu (znajdującą się na liście z prawej strony) w Report Builder otwiera się szablon, który użytkownik może modyfikować (rysunek).

W gotowych szablonach dostępnych w module Spina+ użytkownik może wprowadzać modyfikacje i dostosowywać szablony na własne potrzeby. Użytkownik zaznajomiony z obsługą Report Builder może również tworzyć własne szablony raportów.

3.4. Ciągi numeracyjne

Definiując kolejny ciąg numeracyjny, operator określa sposób, w jaki będą numerowane nowe dokumenty tworzone w programie Berberis. Ciągi numeracyjne można wprowadzić dla:

Faktura VAT

Faktura VAT - proforma

Faktura VAT – korekta

Faktura eksportowa \ UE

Faktura eksportowa \ UE – korekta

Faktura eksportowa \ UE – proforma

Kasa przyjęła

Kasa wydała

Numer konta w systemie fk

Oferta

Rachunek korekta

Paragon

Rachunek

Załącznik do akcji

Zamówienie u dostawcy

Zamówienie produkcyjne

Zapotrzebowanie

Zapytanie ofertowe

Zapotrzebowanie

MM+

MM-

PZ (Dostawa)

NIE

NIS

Procesy

Procesy serwisowe

Koszty usług

List przewozowy

Sprawy

Projekty

Zamówienia sprzedażowe

W module Spina ciągi numeracyjne definiowane są dla poszczególnych użytkowników, w związku z tym należy najpierw wybrać użytkownika, aby uzyskać informacje dotyczące powiązanych z nim ciągów numeracyjnych wybranych dokumentów (rysunek). Wyjątkiem jest ciąg numeracyjny konta w systemie FK, który nadawany jest globalnie - jest taki sam dla wszystkich użytkowników.

Lista ciągów numeracyjnych dokumentów zawiera następujące pozycje:

Nazwa – pole obowiązkowe do uzupełnienia, jego wartość może być zmieniana w trakcie edycji wybranego ciągu numeracyjnego;

Domyślny – po zaznaczeniu pola ‘ustaw jako domyślny ciąg numeracyjny’ przy każdym wystawianiu danego dokumentu program będzie podpowiadał ten właśnie ciąg;

Prefiks – numer prefiks danego ciągu numeracyjnego;

Sufiks – numer sufiks danego ciągu numeracyjnego;

Typ numeracji – 0 – sekwencja zmieniająca się co rok, 1 – sekwencja ciągła, 2 – sekwencja zmieniająca się co miesiąc.

Ponadto dostępne są również opcje Nowy, Edytuj, Usuń. Okno kreatora Nowego ciągu numeracyjnego bądź edycji już istniejącego wygląda następująco:

3.5. Konta bankowe

Podobnie jak w przypadku szablonów dokumentów, konta bankowe definiowane są dla poszczególnych użytkowników. Aby zatem przejrzeć informacje dotyczące kont, należy najpierw wybrać ich właściciela, czyli odpowiedniego użytkownika.

Okno kont bankowych składa się z dwóch elementów: okna banków oraz listy kont dla wybranego banku (rysunek) .

3.5.A. Okno banków

W oknie tym znajduje się lista wszystkich banków, w których dany użytkownik posiada konta. Każdy z banków można usunąć z listy lub zmienić jego nazwę. Można też dodać nowy bank klikając przycisk Dodaj obok pola z listą banków (rysunek) .

3.5.B. Okno numerów kont bankowych

W tym oknie wyświetla się lista numerów wszystkich kont bankowych dla konkretnego banku, zaznaczonego w Oknie banków.

Lista zawiera następujące elementy:

Numer konta

Domyślne

Waluta

Każde konto można usunąć lub edytować jego dane. Można również dodać nowe konto (rysunek) .

3.6. Interfejs

W Ustawieniach firmy dostępna jest opcja konfiguracji systemu przez administratora. Po wybraniu użytkownika z poziomu, którego zostanie dokonana konfiguracja wyświetla się okno interfejsu. Szczegółowa charakterystyka zobacz Ustawienia Globalne, rozdział Interfejs oraz Konstrukcja modułu administracyjnego Spina.