Wybranie menu Projekty powoduje wyświetlenie dwóch opcji do wyboru:
Projekty
Nowy...
Lista...
3.1. Nowy projekt
Polecenie uruchamia kreator nowego projektu (zob. Kreatory). Analogicznie przebiega edycja projektu istniejącego.
I. Projekt (kreator projektu) |
|||
|
Nazwa |
|
|
Dowolnie ustalona przez operatora nazwa projektu. |
|
Numer |
|
Dowolnie ustalony przez operatora numer projektu. |
|
|
Ciąg |
|
Pozwala na wybranie rodzaju numeracji. Każdemu ciągowi przypisany jest wzór nadawanego numeru. Zostaje on automatycznie wprowadzony w pole Numer po wybraniu rodzaju ciągu. Ciągi można definiować w Berberis Spina. |
|
|
Utworzono |
|
Data utworzenia projektu. |
|
|
Prowadzący |
|
|
Wybór prowadzącego projekt. |
|
Priorytet |
|
|
Priorytet powstającego przedsięwzięcia definiowany przez operatora (zob. Listy). |
|
Opis |
|
Opis tworzonego projektu. |
|
|
II. Sprawy (kreator projektu)
|
||
| Sprawy objęte projektem |
|
Pole tabeli zawierające informacje na temat spraw włączonych do projektu: nazwa, data otwarcia oraz nazwa kontrahenta. |
| Dodaj |
|
Dodaje pozycję z listy spraw (zob. Wprowadzanie danych). |
| Usuń |
|
Usuwa pozycję z tabeli. |
|
III. Budżet (kreator projektu)
|
||
| Budżet |
|
Pola tabeli, do których umożliwione jest wprowadzanie poszczególnych wartości netto przychodów z towarów, przychodów z usług, kosztów towarów, kosztów usług, liczby godzin oraz średniego kosztu pracownika. |
| Podsumowanie |
|
Pole tabeli zawierające informacje podsumowujące przychody i koszty. |
|
Pozwala na wprowadzenie dodatkowych atrybutów projektów, co m.in. ułatwia późniejsze ich wyszukiwanie. Lista atrybutów dla projektów jest definiowana w module Spina (zob. Spina - Listy dwupozycyjne). |
||
| Atrybuty |
Wyświetla wybrane typy atrybutów wraz z ich wartościami (zob. Wprowadzanie danych). |
|
| Dodaj |
Dodaje wybrane atrybuty. |
|
| Usuń |
Usuwa zaznaczone atrybuty. |
|
Aby ułatwić zarządzanie projektami, wprowadzono możliwość wizualnego ich przedstawienia za pomocą dość nietypowej listy (rysunek). Obrazuje ona podział projektu na sprawy (etapy) oraz ich rozplanowanie w czasie. Pokazuje czasy rozpoczęcia oraz zakończenia działań, stan zaawansowania ich realizacji, czas trwania, kolejność, następstwo i wzajemne zależności, uwzględniając również zadania wykonywane równolegle. Dzięki tej technice można także kontrolować realizację zaplanowanego przedsięwzięcia - układ zdarzeń przedstawiany jest zarówno w wersji planowanej przed rozpoczęciem działania oraz rzeczywistej - nanoszonej na wykres wraz z upływem czasu.
| Projekty |
|
Zawiera graficzne przedstawienie informacji o poszczególnych projektach: nazwa, kontrahent, nazwiska osób, z którymi kontaktowaliśmy się w ramach danej sprawy, rodzaje kontaktów; informacje te przedstawione są w formie zhierarchizowanego drzewa i możemy je rozwijać, klikając znaczek, znajdujący się z lewej strony nazwy danej pozycji (rysunek). |
Menu kontekstowe zawiera informacje rozszerzające dane na liście projektów.
| Szczegóły |
|
Wywołuje nieedytowalne okno zawierające wprowadzone do bazy szczegółowe informacje na temat kontrahentów, spraw, osób, zdarzeń w zależności od miejsca na drzewku, w które klikniemy |
| Wykres Gantta |
|
Funkcja ta pozwala w graficzny sposób zilustrować dane zawarte na liście Projekty za pomocą wykresu Gantta |
| Histogram |
|
funkcja ta pozwala w graficzny sposób zilustrować dane zawarte na liście Projekty. |
| Edytuj |
|
Pozwala na zmianę wcześniej wprowadzonych danych; wywołuje kreator Edycja projektu, kontrahenta, sprawy lub zdarzenia, w zależności od miejsca na drzewku, w które klikniemy. |
| Kopiuj |
|
Kopiuje wybrany projekt. |
| Usuń |
|
Usuwa wybrany projekt. |
| Dezaktywuj |
|
Dezaktywuje wybrany projekt. |
| Sprawy |
|
Pokazuje listę spraw przypisanych do danego projektu. |
| Zdarzenia |
|
Wywołuje listę zdarzeń przypisanych do danego projektu. |
| Załączniki |
|
Pokazuje załączniki przypisane do projektu. |
| Kontrahenci |
|
Wywołuje listę kontrahentów przypisanych do danego projektu. |
| Rozwiń |
|
Powoduje rozwinięcie drzewa projektowego. |
| Zwiń |
|
Powoduje zwinięcie danego elementu drzewa projektowego. |
| Zwiń wszystko |
|
Powoduje rozwinięcie drzewa projektowego. |
| Opis |
|
Nieedytowalna część informacyjna; krótki opis pozycji wybranej przez klikniecie myszką lub pierwszej na liście |
| Pokaż projekty | ||
| Aktywne |
|
Zaznaczenie tej opcji powoduje wyświetlenie listy projektów aktywnych w oknie po lewej stronie |
| Pokaż sprawy | ||
| Otwarte |
|
Wyświetla sprawy otwarte. |
| Zamknięte |
|
Wyświetla sprawy zamknięte. |
| Wszystkie |
|
Wyświetla wszystkie sprawy. |
| Nazwa sprawy |
|
Wyszukuje projekt ze względu na nazwę sprawy. |
| Nazwa projektu |
|
Wyszukuje projekt ze względu na nazwę projektu. |
| Numer projektu |
|
Wyszukuje projekt ze względu na numer projektu. |
| Kontrahent |
|
Wyszukuje projekt ze względu na nazwę, skrót bądź NIP kontrahenta. |
| Atrybuty |
|
Wyszukuje projekt ze względu na rodzaj atrybutów. Przyciski + i – pozwalają na dodawanie bądź odejmowanie ilości atrybutów. |
| Nowa sprawa |
|
Pozwala na dodanie nowej sprawy na poziomie spraw w danym projekcie. |
| Nowe zdarzenie |
|
Pozwala na dodanie nowego zdarzenia na poziomie zdarzeń w danym projekcie. |
| Zamknij |
|
Zamyka listę projektów. |
Histogram – funkcja ta pozwala w graficzny sposób zilustrować dane zawarte na liście Projekty i uzyskać proste, czytelne przedstawienie obrazu częstotliwości i intensywności kontaktów prowadzonych w ramach konkretnego przedsięwzięcia
W tym celu zaznaczamy dany projekt, klikając na jego nazwę prawym klawiszem myszki i wybierając opcję Histogram. Program automatycznie wyświetla historię wybranego przez nas projektu na skali czasu. Po lewej stronie pola wykresu pojawia się legenda, resztę okna wypełnia sam wykres (rysunek) .
Menu kontekstowe zawiera informacje rozszerzające dane dotyczące spraw umieszczonych na skali czasu.
| Kwadranse |
|
wybór skali czasu, na której będzie przedstawiony wykres |
| Godziny |
|
wybór skali czasu, na której będzie przedstawiony wykres |
| Dni |
|
wybór skali czasu, na której będzie przedstawiony wykres |
| Tygodnie |
|
wybór skali czasu, na której będzie przedstawiony wykres |
| Miesiące |
|
wybór skali czasu, na której będzie przedstawiony wykres |
| Wyczyść |
|
usuwanie wykresu |
Na wykresie Gantta możemy odpowiednio wyświetlić - stopień realizacji poszczególnych spraw (kolor czarny), planowany układ zdarzeń przed rozpoczęciem działania (kolor zielony) oraz rzeczywisty układ zdarzeń modyfikowany wraz z upływem czasu (kolor fioletowy) (rysunek).
Wykres Gantta jest narzędziem służącym w głównej mierze do tworzenia graficznego obrazu planów projektów i ich rzeczywistej realizacji. Zazwyczaj jest bowiem tak, że rzeczywisty okres realizacji danego etapu odbiega od planowanego. Wykres Gantta pozwala na rozrysowanie poszczególnych etapów projektu z uwzględnieniem założeń i powiązań między nimi. Rozpoczęcie niektórych etapów projektu uzależnione jest bowiem od zakończenia poprzednich, inne mogą być realizowane w trakcie trwania wcześniej rozpoczętych etapów, jeszcze inne nie mogą być zakończone przed rozpoczęciem kolejnych, a pozostałe mogą być realizowane niezależnie od innych. W Systemie Berberis takimi etapami projektów są sprawy.
Tak jak w przykładzie zaprezentowanym na rysunku, 3. etap (sprawa) miał się planowo rozpocząć w momencie zakończenia 2. etapu (sprawy) i tak w rzeczywistości było. Również 4. etap miał się rozpocząć w momencie zakończenia 3. etapu, jednak w rzeczywistości zakończenie etapu 3. zostało opóźnione i opóźniło się również rozpoczęcie 4 etapu. Tworzenie połączeń na schemacie warunkuje kolejność zdarzeń. Oznacza to, że przykładowo etap 4. nie może być rozpoczęty przed zakończeniem etapu 3. Przesunięcie terminu realizacji sprswy 3. powoduje automatyczne przesunięcie terminu realizacji sprawy 4. Gdyby takiego połączenia nie było, oznaczałoby to, że zakończenie etapu 3. nie warunkuje rozpoczęcia etapu 4. i może on być przeniesiony na wykresie Gantta o dowolny okres czasu do przodu bez zmiany terminu rozpoczęcia etapu 4.
Czarny pasek naniesiony na etapy projektu prezentuje stopień realizacji danej sprawy (etapu). Stopień realizacji sprawy może być edytowany w kreatorze sprawy (zob. Nowa sprawa) poprzez wpisanie procentowej wartości stopnia jej realizacji według uznania użytkownika. Istnieje także możliwość takiego skonfigurowania Systemu, aby stopień realizacji sprawy uzależniony był od realizacji budżetu projektu lub czasu pracy poświęconego na jego realizację. Jest to możliwe poprzez napisanie specjalnego skryptu obsługującego tego typu działania.
|
Element |
Oznaczenie |
Uwagi |
|
Sprawa (etap) |
 |
Długość czarnego paska wskazuje stopień realizacji (od 0 do 100%). |
|
Sprawa złożona |
 |
Etap, który zawiera podetapy. |
|
Kamień milowy |
 |
Punkt kontrolny (tworzy się jako etap o zerowym czasie realizacji). |
|
Sprawa historyczna |
 |
Oznaczenie etapu w poprzednich instancjach planu. |
