1. Wprowadzenie

W systemie Berberis występuje wiele elementów oraz narzędzi (takich jak kreatory, filtry czy listy), których logika funkcjonowania jest podobna, a sposób działania i obsługa oparte są na tych samych zasadach. Ze względu na to, Część II instrukcji zawiera ogólne zasady posługiwania się narzędziami programu, natomiast szczegółowe informacje oraz omówienie nielicznych wyjątków znajduje się w Części III.

Do wprowadzania nowych danych i edycji już istniejących służą kreatory, czyli sekwencje wywoływanych jeden po drugim formularzy ekranowych. Znakomicie ułatwiają one pracę, prowadząc operatora „za rękę” przez złożony proces uzupełniania informacji. Korzystanie z kreatorów przypomina odpowiadanie na pytania ankietera przypadku, gdy kolejne części ankiety zależą od udzielonych wcześniej odpowiedzi. Podobnie jak respondent nie musi orientować się w całej złożoności ankiety, tak i operator systemu Berberis nie musi troszczyć się o logikę wprowadzania danych. Kreatory wyręczają go w tym, sprawiając, że nawet osoby początkujące mogą bez trudu sprawnie posługiwać się programem.

Po uruchomieniu kreatora Nowego kontrahenta, program wyświetla formularz (rysunek), przy pomocy którego możemy rozpocząć wprowadzanie danych.

Z lewej strony formularza widoczne jest okno nawigatora, w którym można śledzić postęp kreatora (rysunek). Etap, na którym się znajdujemy, oznaczony jest krótką, zieloną strzałką i czarną, pogrubioną czcionką (Rodzaj klienta na rysunku, Dane na rysunku). Na każdym formularzu poszczególne pola wypełnia się w dowolnej kolejności, a do następnego formularza przechodzi się po naciśnięciu przycisku Dalej (por. niżej). Można także wybrać dany etap bezpośrednio z okna nawigatora, z pominięciem etapów pośrednich, klikając myszką w jego nazwę. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy pominięte zakładki nie zawierają pól obowiązkowych (zaznaczonych czerwonym kolorem). Po otwarciu kreatora nowego kontrahenta w trybie edycji, zawsze jest możliwe wybieranie poszczególnych etapów z pominięciem pośrednich, co usprawnia wprowadzanie zmian w zapisanych wcześniej danych.

W wyjątkowych przypadkach wprowadzenie niektórych danych wiąże się z uruchomieniem z poziomu kreatora dodatkowego formularza zewnętrznego. Przykładem może być dodanie nowej nazwy miejscowości podczas wprowadzania adresu kontrahenta do bazy. Miejscowość musi zostać przypisana do określonego województwa (regionu), a województwo do kraju. Z uwagi na złożoność całej procedury, konieczne jest użycie formularza zewnętrznego. Po jego wypełnieniu i zamknięciu następuje automatyczny powrót do wyjściowego kreatora.

Każdy kreator wyposażony jest w cztery podstawowe przyciski: Wstecz, Dalej, Zapisz, Anuluj. Przycisk Wstecz pozwala powrócić do poprzedniego formularza, natomiast przycisk Dalej umożliwia przejście do formularza następnego (wyjątek stanowią formularze pierwszy i ostatni, na których odpowiednie przyciski są nieaktywne). Przycisk Zapisz uaktywnia się po wypełnieniu wszystkich obowiązkowych pól, kończy pracę kreatora i zapisuje wprowadzone dane. Przycisk Anuluj pozwala przerwać w każdej chwili wprowadzanie danych i wrócić do stanu sprzed uruchomienia kreatora.

Wprowadzanie danych odbywa się zgodnie z kilkoma obowiązującymi w całym programie zasadami. Poniżej zostały opisane wszystkie typy pól występujące na formularzach.

Pola wypełniane poprzez wpisanie dowolnego tekstu lub cyfr

Po ustawieniu kursora w pustym polu (rysunek) rozpoczynamy wpisywanie danych.

Po naciśnięciu przycisku 6, który rozwija listę danych (rysunek), można wybrać właściwą nazwę przez zaznaczenie jej myszką lub bezpośrednio w polu listy wpisać poszukiwaną pozycję (w trakcie pisania kolejnych liter, program będzie automatycznie odnajdywał odpowiednie słowo). Należy pamiętać, że w polu mogą znaleźć się tylko wartości pochodzące z listy, dopisanie jakichkolwiek innych pozycji jest niemożliwe.

Pola te (rysunek) uzupełnia się zaznaczając wybraną pozycję w lewym oknie i dodając ją do prawego za pomocą przycisku Dodawanie. Z prawego pola można usunąć wybraną pozycję za pomocą przycisku Usuwanie.

Pola uzupełniane przy użyciu przycisku Dodaj

Polecenie Dodaj (rysunek) przenosi do tabeli, z której można wybrać dowolną pozycję za pomocą przycisku Wybierz lub dwukrotnie klikając na konkretny wiersz. Wybrana pozycja zostanie dodana do tabeli znajdującej się w formularzu kreatora.

W uzasadnionych przypadkach tabele dopuszczają możliwość wielokrotnego wyboru (multiselekcji), którego dokonuje się w sposób standardowy dla aplikacji Windows, tzn. klikając myszką na określone pozycje i jednocześnie trzymając wciśnięty klawisz CTRL. Aby wybrać kilka pozycji, znajdujących się jedna pod drugą, wystarczy kliknąć na pierwszą z nich, a następnie na ostatnią, wciskając jednocześnie klawisz SHIFT.

Pola te (rysunek) wypełniane są przez system i mają dla operatora znaczenie wyłącznie informacyjne. Nie można ich edytować. Nazwy tego rodzaju pól mają kolor granatowy i zakończone są dwukropkiem.

Pola uzupełniane przy użyciu kropki

Pola te (rysunek) uzupełnia się przez zaznaczenie pozycji odpowiadającej żądanej wartości (możliwy jest wybór tylko jednej wartości).

Pola uzupełniane przy użyciu znaku ü

Pola (rysunek) te uzupełnia się poprzez zaznaczenie pozycji odpowiadających żądanym wartościom (możliwy jest wybór wielu wartości jednocześnie).

Przełączniki dwupozycyjne

Przełączniki dwupozycyjne (rysunek) służą do wyboru jednej z dwóch dostępnych opcji, stanowiąc tym samym alternatywę dla szczególnego przypadku pól uzupełnianych przy użyciu kropki. Przestawia się je za pomocą kliknięcia, bądź też przesuwając myszką suwak. Aktywna jest zawsze ta opcja, którą w danej chwili widać na przełączniku.

 

Pokrętła

Pokrętła (rysunek) służą do wyboru jednej z kilku dostępnych opcji, stanowiąc tym samym alternatywę dla pól uzupełnianych przy użyciu kropki. Przestawia się je za pomocą kliknięcia, bądź też przekręcając myszką pokrętło. Aktywna jest zawsze ta opcja, którą w danej chwili widać na środku pokrętła.

 

 

Pola daty

Pola te uzupełnia się, wpisując datę lub wybierając ją z kalendarza (rysunek), wyświetlającego się po naciśnięciu przycisku . W przypadku wyboru daty z kalendarza program podpowiada jej wartość, najczęściej jako datę dzisiejszą, jednak w niektórych przypadkach, takich jak np. data przypomnienia o wykonaniu zdarzenia, program wyświetla datę ustaloną przez operatora. Aby wybrać inną datę, wystarczy zaznaczyć ją myszką w polu kalendarza.

Poruszanie się po kalendarzu wstecz i do przodu umożliwiają przyciski i , natomiast wybieranie konkretnych wartości, bez przechodzenia przez wszystkie pośrednie, jest możliwe dzięki kilku dodatkowym opcjom:

przejście do dnia dzisiejszego możliwe jest przez wybranie napisu Dziś u dołu kalendarza lub użycie prawego przycisku myszki, który wyświetla stosowne polecenie (jednoelementowe menu kontekstowe);

wybór danego miesiąca możliwy jest dzięki liście, pojawiającej się po kliknięciu w nazwę miesiąca;

wybór danego roku możliwy jest dzięki liście, pojawiającej się po kliknięciu w numer roku, na której można wpisać inny rok lub zmienić go przyciskami 5 6 .

 

Pola czasu

Kliknięcie w pole czasu otwiera widok zegara (rysunek). Pole uzupełnia się przez wpisanie wartości w formacie „godziny : minuty” w dolną linię edycyjną, bądź też ustawienie wskazówek na wybranej godzinie. Małą wskazówkę ustawia się przy tym klikając w określony punkt tarczy, zaś dużą - w punkt poza tarczą zegara. W dolnej części tarczy znajduje się wskaźnik AM/PM. Kliknięcie weń zmienia jego stan, ustalając, czy chodzi o godzinę przed południem (AM), czy też po południu (PM).

 

 

W pewnych sytuacjach niektóre pola mogą być nieaktywne. Na przykład jeżeli zaznaczymy, że adres do korespondencji klienta jest identyczny z adresem zamieszkania, nie będzie można wpisać tego pierwszego – zostanie on wprowadzony automatycznie do odpowiednich pól edycyjnych i wyświetlony na szaro, tym samym pola te staną się niedostępne do edycji.

 

Drzewa selekcji

Drzewa selekcji (rysunek) pozwalają na łatwy wybór osoby (zasobu) spośród większej ich liczby, w sytuacji, gdy poszczególne jednostki zostały w jakiś sposób pogrupowane. Przykładem może być podział przedsiębiorstwa na działy i przyporządkowanie do nich pracowników oraz stanowisk.

 

 

Drzewa selekcji bardzo często pojawiają się jako alternatywa dla list rozwijanych. W przypadku wspomnianych pracowników listy takie są zapewne wygodniejsze w użyciu jeśli firma jest mała. W przypadku większych organizacji zdecydowanie lepiej sprawdzają się drzewa selekcji.

 

2.3. Kolory

Ważną wskazówką dla operatora programu jest zastosowany w Berberisie język kolorów. Poszczególne barwy pól mają określone znaczenie.

Kolor czerwony

Kolorem czerwonym (rysunek) oznaczone są pola, których uzupełnienie jest obowiązkowe i warunkuje przejście do następnego formularza kreatora. Pola o takim kolorze nie podpowiadają domyślnych wartości.

Kolor bordowy

Kolorem bordowym (rysunek) oznaczone są pola, których uzupełnienie nie jest obowiązkowe, ale będzie konieczne przy realizacji niektórych funkcji programu (np. podanie numeru NIP kontrahenta nie jest potrzebne do prowadzenia z nim rozmów handlowych, jednak na etapie wystawiania faktury stanie się niezbędne – wówczas program poprosi o podanie tej informacji).

 

Kolor czarny

Kolorem czarnym (rysunek) oznaczone są pola, których uzupełnienie nie jest obowiązkowe lub podpowiadają domyślne wartości z możliwością ich zmiany. Podpowiadające się wartości domyślne mogą być ustawiane według indywidualnych preferencji użytkownika.

 

Kolor granatowy

Kolorem granatowym (rysunek) oznaczone są nieedytowalne pola informacyjne.

 

W dalszej części instrukcji dla oznaczenia poszczególnych typów pól i innych elementów programu przyjęto następujące symbole:

	pole obowiązkowe
	pole wypełniane przez wpisanie dowolnego tekstu lub cyfr
	pole wypełniane przez wybór wartości z listy (nie można edytować tego typu pól)
	pole uzupełniane przez przenoszenie między listami
	pole uzupełniane przy użyciu przycisku Dodaj, który otwiera odpowiednią tabelę
	pole nieedytowalne
	pole uzupełniane przy pomocy znaku Ÿ (można wybrać tylko jedną wartość)
	pole uzupełniane przy pomocy znaku ü (można wybrać wiele wartości jednocześnie)
	pole daty
	pole czasu
	przycisk
	menu kontekstowe
	formularz kreatora
	okno formularza wywoływane z kreatora
	menu standardowe
	pokrętło
	przełącznik dwupozycyjny
	drzewo selekcji

 

3. Listy

Dane wprowadzone do bazy program wyświetla w postaci list, wywoływanych z poziomu menu lub za pomocą ikon umieszczonych na jednym z pasków narzędzi (rysunek). Po uruchomieniu programu wszystkie listy domyślnie otwierają się puste, ale z aktywnym filtrem, z którego należy skorzystać w celu ich odświeżenia (zob. Filtrowanie). Mechanizm ten został wprowadzony celowo, aby niepotrzebnie nie obciążać sieci komputerowej wczytywaniem nadmiernej ilości danych. Dzięki niemu program działa sprawnie nawet w przypadku korzystania z dalekich łączy o niskiej przepustowości, co może mieć miejsce, gdy centrala firmy i jej oddziały znajdują się np. w różnych miastach. To jest konfigurowalne.

 

3.1. Menu kontekstowe

Po wyświetleniu listy istnieje możliwość podglądu oraz edycji zawartych na niej informacji. Aby wykonać którąkolwiek z tych operacji, należy zaznaczyć wybrany wiersz (zostanie on podświetlony na niebiesko i wyróżniony znaczkiem na bocznym pasku z lewej strony listy), a następnie prawym klawiszem myszy (lub kombinacją klawiszy Shift + F10) wywołać menu kontekstowe (rysunek) i wybrać odpowiednie polecenie.

 

Menu kontekstowe są różne dla różnych list, jednak zawsze zawierają polecenie Edytuj oraz Szczegóły (zob. Szczegóły).

Obszerniejsze informacje na temat funkcji poszczególnych narzędzi, dostępnych w ramach konkretnych opcji, znajdują się w części poświęconej działaniu całego menu programu (zob. Charakterystyka poszczególnych opcji).

 

3.2. Sortowanie

W obrębie każdej listy można posortować dane tekstowe alfabetycznie oraz ustawić liczby (również daty) w wybranej kolumnie w porządku rosnącym lub malejącym. W tym celu należy prawym klawiszem myszy kliknąć nagłówek kolumny, a następnie, po wyświetleniu menu kontekstowego (rysunek), określić sposób sortowania – w układzie rosnącym albo malejącym.

 

Kliknięcie lewym klawiszem powoduje natychmiastowe uruchomienie sortowania w układzie rosnącym lub zmianę porządku sortowania, jeżeli lista była już uporządkowana. Berberis zapamiętuje ostatnie zastosowane sortowanie i po ponownym uruchomieniu programu listy zostają ułożone w ustalony przez użytkownika sposób.

 

3.3. Wyszukiwanie

W obrębie list można również wyszukiwać dane. Aby odnaleźć żądane informacje, należy wybrać właściwą kolumnę, a następnie umieścić kursor w polu pod nią i wpisać szukany tekst. Już w trakcie wprowadzania kolejnych liter, program będzie przesuwał znacznik wzdłuż listy na bocznym pasku po lewej stronie, wskazując żądaną wartość. Na rysunku zilustrowano proces wyszukiwania nazwy Promex wśród skrótów nazw firm.

Bardzo ważnym narzędziem, w jakie został wyposażony program, są filtry. Dzięki nim możemy dokonywać selekcji danych spełniających różne, mniej lub bardziej skomplikowane, kryteria.

System wyposażony jest w 2 rodzaje filtrów: standardowy i filtr rozwijalny. Użytkownik ma możliwość wyboru, z którym z filtrów chce pracować. Wyboru filtru dokonuje się w zakładce Ustawienia - Wygląd - Ogólne.

Każda lista zaopatrzona jest w filtr (rysunek), który jest wyświetlany automatycznie po uruchomieniu listy w prawym górnym rogu ekranu. Można go zamknąć za pomocą znaczka x, bądź przycisku Ukryj filtr, znajdującego się na dolnym panelu przycisków (Pokaż filtr przywraca go na miejsce).

W oknie filtru należy zaznaczyć żądane kryteria selekcji, zaznaczając parametry, względem których chcemy przeszukiwać dane (rysunek). W niektórych przypadkach konieczne jest podanie wartości parametrów, np. jeśli chcemy zobaczyć wyłącznie zdarzenia związane z określonym kontrahentem, musimy podać jego nazwę, skrót albo numer NIP. W takiej sytuacji po zaznaczeniu parametru, okno filtru powiększy się automatycznie, umożliwiając wybór odpowiednich wartości (rysunek).

Na rysunku pokazano, w jaki sposób ograniczyć listę wszystkich kontrahentów jedynie do tych, którzy ulokowani są na terenie Szwajcarii.

Filtr Dodatkowy umożliwia selekcję danych w oparciu o atrybuty zdefiniowane przez operatora. Po zaznaczeniu opcji Dodatkowe okno filtru powiększa się, pozwalając na wybór atrybutu z rozwijanej listy po lewej stronie, a jego wartości odpowiednio z listy po prawej stronie. Przykładowo, jeżeli operator wprowadził atrybut firm o nazwie ‘Wielkość’ i określił jego dopuszczalne wartości jako ‘Duża’, ‘Średnia’ i ‘Mała’, to będzie mógł z listy zdarzeń tylko te, które dotyczą tylko firm dużych. Na rysunku pokazano, w jaki sposób dokonać tego typu selekcji.

Warto zauważyć, że okno filtru dodatkowego powiększa się sukcesywnie w trakcie określania kolejnych parametrów filtrowania. Jest to widoczne na rysunku, gdzie poniżej pierwszego wypełnionego wiersza pojawił się drugi wolny. Po jego wypełnieniu, okienko powiększy się, ukazując następny wolny wiersz, itd.

Filtr Specjalny pozwala wyszukiwać dane zawierające określone słowa kluczowe. Po jego uruchomieniu (zaznaczeniu opcji Specjalne) okno filtru powiększa się tak, jak to pokazano na rysunku. Z górnej listy należy wybrać wartość (np. Nazwa), w której poszukiwać będziemy słów kluczowych, a następnie określić słowo kluczowe, np. „hotel” i wpisać je do tabeli znajdującej się poniżej. W efekcie znalezione zostaną wszystkie firmy, w nazwie których pojawia się słowo „hotel”, a więc zarówno „Hotel Ambasador”, jak i „Szkoła hotelarska”.

Można również budować bardziej złożone kryteria selekcji, pamiętając o dwóch ważnych regułach:

Np. w przypadku wypełnienia tabeli tak, jak pokazano na rysunku, zostaną wyszukane tylko te wartości, które zawierają w opisie zarówno słowo hotel, jak i Kraków lub grzejniki i Katowice. Przy czym nie mają znaczenia wielkość liter oraz kolejność występowania wyrazów.

Filtr wyszukuje również wtedy, gdy słowa kluczowe są fragmentami wyrazów znajdujących się w przeszukiwanych danych. Jeżeli zatem wpiszemy ciąg liter typu „ho”, znalezione zostaną wszystkie wyrazy zawierające cząstkę „ho”, a więc zarówno „Hotel Ambasador”, jak i firma „Teleecho”.

Za pomocą przycisków + , – można dodawać lub usuwać wiersze oraz kolumny z tabeli słów kluczowych.

Przy pomocy każdego, nie tylko specjalnego, filtru można określić różne kryteria selekcji. Wszystkie one łączone są spójnikiem logicznym i, co oznacza, że każde następne kryterium coraz bardziej zawęża obszar wyszukiwanych danych. Na przykład, jeśli filtrując kontrahentów, wybierzemy branżę ‘Energetyka’ i miasto ‘Kraków’, na liście pojawią się tylko firmy krakowskie, związane z energetyką.

Aby wyświetlić dane spełniające określone warunki, należy wybrać przycisk Odśwież lub klawisz F5. Za pomocą klawisza F11 można natomiast poruszać się pomiędzy filtrem a listą (zob. Użycie klawiatury).

Na koniec warto zaznaczyć, że pola filtru opisane kolorem bordowym działają nieco inaczej niż pozostałe, mianowicie na zasadzie negacji. Przykładem jest pole Aktywny. Jeśli zostanie zaznaczone, to na odpowiedniej liście wyświetlą się dane dotyczące aktywnych kontrahentów. Natomiast, gdy będzie odznaczone, program pokaże tych, którzy zostali zdezaktywowani (a nie wszystkich, jak można by się spodziewać).

3.4.D. Filtr rozwijalny

Jest zaawansowanym filtrem, umożliwiającym precyzyjną selekcję pozycji na listach. Pozwala także na definiowanie własnych filtrów zgodnie z parametrami, których użytkownik chce używać podczas selekcji pozycji na listach. Użytkownik może stworzyć kilka filtrów, odpowiednio je nazwać i wykorzystywać w zależności od wymogów przefiltrowywania list. Oczywiście możliwa jest również filtracja ad hoc, bez zapisywania parametrów nowego filtru.

I. Budowa okna filtru

Szybka filtracja		Umożliwia szybką selekcję pozycji na listach (zob. Szybka filtracja).
Filtruj		Przycisk filtrowania pozycji na liście.
Rozwiń/Zwiń		Przycisk otwiera/ukrywa pole filtru na na liście.
Zwijaj/Nie zwijaj		Polecenie zwijania/nie zwijania filtru po przefiltrowaniu listy.
Przybornik		Zawiera podręczne (często używane) parametry filtrowania list (zob. Konfiguracja przybornika).
Filtr		W polu wyświetlane są wybrane parametry filtrowania oraz listy wyboru wartości dla danych parametrów.

II. Filtrowanie

II. A. Szybka filtracja

Filtr ten selekcjonuje wszystkie pozycje na liście, które zawierają w swojej nazwie, skrócie, NIP-ie lub danych teleadresowych wpisaną w polu szybkiej filtracji sekwencję liter lub cyfr.

Należy pamiętać, że występuje istotna różnica pomiędzy selekcją przy pomocy pola szybkiej filtracji, a wyszukiwaniem za pomocą dolnego pola wyszukiwania  (zob. Wyszukiwanie).

W przykładzie zaprezentowanym na rysunku, użytkownik odnalazł wszystkich kontrahentów, którzy w nazwie lub skrócie posiadają sekwencję liter 'mex'.

II. B. Filtrowanie zaawansowane

Często szybkie filtrowanie nie jest wystarczające, ponieważ użytkownik chce wyselekcjonować z listy pozycje spełniające bardziej skomplikowane kryteria. Służy temu filtrowanie zaawansowane.

Użytkownik może użyć skonfigurowanego wcześniej przez siebie filtru (zob. Definiowanie nowych filtrów), dostępnego na liście filtrów, znajdującej się na górnej belce okna filtrowania lub dobrać nowe parametry filtrowania zgodnie z procedurą opisaną poniżej.

Aby przefiltrować listę według żądanych kryteriów należy:

1. Wybrać parametry filtrowania.

Parametry filtrowania wybierane są spośród listy znajdującej się w przyborniku filtra (zob. Konfiguracja przybornika). Aby zastosować do filtracji kryterium znajdujące się w przyborniku, wystarczy zaznaczyć pole obok danego kryterium i automatycznie pojawi się ono w obszarze właściwej filtracji, gdzie określa się wartości kryteriów selekcji.

Jeśli jednak użycie parametrów znajdujących się w przyborniku nie jest wystarczające, można skorzystać z listy dostępnej po naciśnięciu przycisku . Naciśnięcie tego przycisku wywołuje okno Wybór parametrów filtrowania, w którym użytkownik z listy parametrów wybiera kryterium, według którego będzie przeprowadzana selekcja (rysunek). Użytkownik może też skorzystać tylko z parametrów dostępnych na tej liście, nie wybierając parametrów dostępnych w przyborniku.

Użytkownik ma możliwość wybrania dowolnej liczby parametrów selekcji. Wybrane parametry automatycznie tworzą listę w obszarze właściwego filtrowania.

2. Określić wartość wybranych wcześniej parametrów selekcji. Każdy z wybranych parametrów opatrzony jest listą warunków selekcji oraz listą wartości.

3. Nacisnąć przycisk Filtruj.

Użytkownik, który często stosuje te same parametry selekcji, w celu ułatwienia pracy może skonfigurować własny zmodyfikowany filtr (zob. Definiowanie nowych filtrów).

Przykładowy wynik selekcji przedstawiony został na poniższym rysunku. Użytkownik z długiej listy kontrahentów chciał wybrać jedynie tych, których siedzibą jest miasto Kraków, działają w branży przemysłowej i liczba zdarzeń zarejestrowanych w Systemie związanych z danymi kontrahentami jest większa niż 2. W tym celu z przybornika filtru wybrał parametr 'Miasto' i 'Branża', a z listy Wybór parametrów filtrowania kategorię 'Liczba zdarzeń'. Następnie określił warunki dla parametrów:

•  Miasto - 'równe', 'Kraków',

• Branża - 'równe', 'Przemysł',

• Liczba zdarzeń - 'większe', '2'.

Po naciśnięciu przycisku Filtruj, na liście kontrahentów pojawiły się tylko 3 pozycje spełniające wszystkie te warunki.

III. Konfiguracja przybornika

Przybornik stanowi listę najczęściej stosowanych do filtrowania przez użytkownika kryteriów. Jest on konfigurowany domyślnie podczas wdrożenia Systemu, jednakże użytkownik ma możliwość jego modyfikacji i skonfigurowania własnego przybornika.

Aby wybrać kryteria filtracji, które będą znajdować się w przyborniku należy kliknąć na ikonę znajdującą się na pasku przybornika. Wówczas pojawia się okno Ustawienia przybornika (rysunek), gdzie użytkownik wybiera parametry, które będą znajdować się w jego przyborniku filtra, a następnie zatwierdza przyciskiem Dodaj.

IV. Definiowanie nowych filtrów

Filtr rozwijalny umożliwia wybranie parametrów selekcji i zapisanie ich jako filtra zmodyfikowanego. Ułatwia to pracę w Systemie w sytuacji, gdy użytkownik często filtruje listy według tych samych kryteriów. Nie musi wówczas za każdym razem wybierać na nowo parametrów selekcji, ale zapisuje raz wybrane nadając im nazwę. Użytkownik ma możliwość opracowania wielu takich filtrów, ale także powrotu do filtru domyślnego.

Aby stworzyć własny zmodyfikowany filtr należy:

1. Wybrać parametry selekcji spośród dostępnych w przyborniku filtra lub listy dostępnej po naciśnięciu przycisku w sposób identyczny, jak podczas doboru parametrów do filtrowania.

2. Zapisać nowy filtr. W tym celu należy kliknąć ikonkę Zapisz znajdującą się u dołu okna filtru. Jej kliknięcie wywołuje okno o nazwie Filtr, w którym należy wpisać nazwę zmodyfikowanego filtru (rysunek).

Skonfigurowane przez użytkownika filtry oraz filtr domyślny dostępne są na liście filtrów znajdującej się na górnej belce (rysunek).

Wszystkie listy zaopatrzone są w klawisz Eksportuj, który otwiera dodatkowe okno (rysunek) służące do przenoszenia informacji zawartych na liście do innych aplikacji bądź plików.

W lewej części okna Eksport danych operator dokonuje wyboru pól tabeli, które mają zostać zapisane w pliku lub przeniesione do współpracujących z Berberisem programów (tj. MS Word, MS Excel). Wyboru dokonuje się przez zaznaczenie pozycji w obszarze Wybierz kolumny lub za pomocą znajdujących się poniżej przycisków Wszystko, Nic lub Inwersja (przycisk odwraca aktualne zaznaczenie pól). W prawej części okna znajduje się obszar o nazwie Postać wyjściowa. Operator zaznacza interesujący go format bądź aplikację i za pomocą przycisku Eksportuj przenosi dane poza system Berberis.

W przypadku eksportu danych do pliku dostępne są 3 typy: dokument XML, dokument HTML oraz plik CSV. Aby uniknąć ewentualnych błędów podczas przenoszenia danych, operator ma możliwość ich podglądu w oknie po naciśnięciu klawisza Podgląd. Podczas eksportu danych dodawane są informacje: nazwa listy, data eksportu, opis kolumn, zastosowane filtry.

4. Szczegóły

Na większości list (ale także w innych elementach systemu, np. w kalendarzach) w menu kontekstowym występuje opcja Szczegóły, po wybraniu której otwiera się okno udostępniające w trybie odczytu najważniejsze informacje dotyczące podświetlonej pozycji listy (lub innego elementu systemu). Wygląd tego okna uzależniony jest od tego, skąd zostało ono wywołane. Tak więc inaczej będą wyglądać szczegóły zdarzenia, a inaczej przypomnienia.

Okno szczegółów (rysunek) zazwyczaj składa się z wielu zakładek, na których prezentowane informacje pogrupowane zostały tematycznie.

Ostatnia zakładka nosi nazwę Widok własny i domyślnie wyświetla się pusta. W istocie zawiera ona szablon dokumentu, który użytkownik może zaprojektować we własnym zakresie korzystając z modułu administracyjnego Spina+ (z opcjami programistycznymi). Mogą więc znaleźć się na tej zakładce zebrane razem tylko niektóre informacje z zakładek poprzednich lub nawet dane, które na zakładkach tych się nie pojawiają. Użytkownik ma tu dużą swobodę w doborze formatu graficznego, a więc rozkładu tekstu, wielkości i krojów czcionek, kolorystyki itp.

5. Podgląd i wydruk dokumentów

Wszystkie dokumenty z założenia przeznaczone do wydruku (faktury, oferty, dokumenty magazynowe itp.) mogą być podglądane w specjalnym oknie (rysunek) wywoływanym poprzez wybranie opcji Podgląd z odpowiedniego menu kontekstowego na liście (nie dla wszystkich typów zdarzeń jest ona dostępna) lub po naciśnięciu właściwego przycisku na formatce oferującej funkcję podglądu dokumentu.

Okno podglądu pozwala powiększać i pomniejszać obraz, przechodzić od strony do strony, a także wydrukować dokument na wybranej drukarce.

Dostępne w wielu miejscach systemu polecenia Drukuj otwierają okno sterujące wydrukiem.

6. Perspektywa

Okno perspektywy prezentuje całościowy obraz wybranej sprawy określonego kontrahenta, ze szczególnym uwzględnieniem jej aspektów handlowych, a zwłaszcza szans potencjalnej sprzedaży. Spoglądamy tu nie na poszczególne działania, ale na ich całokształt i biznesowy kontekst z pewnego oddalenia, czyli z perspektywy (rysunek).

Prowadzący sprawę handlowiec może na bieżąco modyfikować najważniejsze jej parametry, tzn. oczekiwany przychód, datę finalizacji kontraktu, priorytet, szanse i etap działań, a także prawdopodobieństwo realizacji (ustawiając wskazówkę pierwszego z zegarów).

O ile wszystkie "twarde" fakty powinny być odnotowywane w kolejnych zdarzeniach, o tyle w oknie Perspektywa handlowiec rejestruje i aktualizuje własne, subiektywne odczucia dotyczące kontraktu, nad którym aktualnie pracuje. Stąd też niezależne pole przeznaczone na jego komentarz.

Okno perspektywy zawiera również syntetyczne informacje na temat klienta, sprawy i związanych z nią zrealizowanych już zdarzeń. Na samym dole znajduje się pole widoku własnego (zob. Szczegóły).

Ponadto okno Perspektywa wyposażone jest w licznik punktów przydzielonych przez użytkownika Systemu za pewne działania, z których wynika zainteresowanie produktami lub usługami firmy. Punkty te zapisane są tutaj czerwoną czcionką. Pierwsza cyfra oznacza sumę przyznanych punktów w ogóle, natomiast drugą stanowią punkty pozostałe po ich połowicznej utracie, wynikłej z braku dalszego zainteresowania współpracą (zob. Konfiguracja punktacji).

7. Uprawnienia

Uprawnienia użytkowników Systemu Berberis opierają się zasadniczo na koncepcji ich ról w przedsiębiorstwie. Role nie są do końca tożsame ze stanowiskami, które pracownicy zajmują - z formalnego punktu widzenia dwie osoby mogą mieć takie same stanowiska, jednak z uwagi na różny staż pracy, doświadczenie, tudzież inne uwarunkowania, ich uprawnienia mogą się różnić. Wtedy odgrywają oni różne role. Podobnie, można sobie wyobrazić pracowników zatrudnionych na zupełnie odmiennych stanowiskach, jednak z identycznymi uprawnieniami. W takiej sytuacji można przypisać im tę samą rolę.

Do każdej roli przyporządkowujemy zatem poszczególnych użytkowników Systemu (z imienia i nazwiska).

Dla każdej roli możemy następnie określić cztery podstawowe uprawnienia w kontekście poszczególnych obiektów systemowych (list, kreatorów itp.) Uprawnieniami tymi są:

• zapis danych,

• odczyt danych,

• edycja danych,

• usuwanie danych.

Piątym, dodatkowym uprawnieniem oferowanym przez System Berberis jest uprawnienie do zmiany uprawnień. Użytkownik, któremu je przyznano może modyfikować uprawnienia nie do określonego typu dokumentu (to pozostaje w gestii administratora), lecz do samego jednostkowego dokumentu - w kontekście jego treści.

Przykładowo, zdarzenia tworzone przez Dyrektora Handlowego może przeglądać Prezes i Sekretarka. Dyrektor Handlowy otrzymuje zapytanie ofertowe, którego wartość ocenia na 1 mln $. Sporządza notatkę, ale odbiera uprawnienia do jej przeczytania Sekretarce, a nadaje dodatkowo Dyrektorowi Finansowemu.

Zakładka Ogólne (rysunek) zawiera zbiorczy widok uprawnień w trybie do podglądu. Można w niej jedynie zaznaczyć opcję prywatne, oznaczającą że jedynie twórca (właściciel) danego obiektu (kontrahenta, sprawy, zdarzenia, itp.) będzie miał do niego dostęp. Mówiąc ściśle, zostaną odebrane wszystkie uprawnienia odziedziczone.
 

Zakładka Szczegóły (rysunek) pozwala edytować uprawnienia. Tabela zawiera następujące kolumny:

Nazwa		Nazwa operatora (użytkownika) lub stanowiska któremu nadajemy uprawnienia.
Pochodzenie		Informacja o źródle uprawnienia. Odziedziczone – uprawnienie zostało nadane w module administracyjnym Spina lub w obiekcie stojącym wyżej w hierarchii. Takiego uprawnienia nie można edytować ani usunąć. Aby je odebrać, należy zaznaczyć opcję Prywatne lub Zmodyfikowane. Specjalne – uprawnienia nie można edytować ani usunąć. Zasady jego przyznawania definiuje się globalnie w module administracyjnym Spina. W zależności od obiektu, jest to: Kontrahent – uprawnienie dla Prowadzącego, Projekt – uprawnienie dla Prowadzącego, Sprawa – uprawnienie dla Zlecającego lub Prowadzącego, Zdarzenie – uprawnienie dla Autora, Następny krok – uprawienie dla Autora lub Wykonawcy. Ręczne – uprawnienie zostało dodane ręcznie.
Podgląd		Uprawnienie do podglądu danych.
Edycja		Uprawnienie do edycji danych.
Usuwanie		Uprawnienie do usuwania danych.
Zmiana		Uprawnienie do zmiany uprawnień.
Dziedziczenie		Zaznaczenie powoduje, że uprawnienia zostaną przepisane na obiekty znajdujące się niżej w hierarchii. Przykładowo jeżeli Janowi Kowalskiemu nadamy uprawnienia do podglądu i edycji firmy ABC oraz zaznaczymy Dziedziczenie, to otrzyma on także uprawnienia do podglądu i edycji spraw, zdarzeń typu działanie oraz następnych kroków dotyczących firmy ABC.

Na diagramie (rysunek) przedstawiono hierarchię dziedziczenia uprawnień.

Szczególnym przypadkiem opisanych powyżej możliwości są opcje dostępne podczas tworzenia przypomnień (np. w kalendarzu). Przypomnienie można zaklasyfikować jako Prywatne - wtedy widoczne jest ono wyłącznie dla autora, albo też zaznaczyć opcję Tylko zajętość. W takiej sytuacji autor widzi treść wpisu, zaś osoby posiadające dostęp do jego kalendarza - pusty kolorowy blok, wskazujący, że użytkownik będzie w określonym czasie zajęty.

W programie można wyróżnić następujące typy komunikatów:

dotyczą kontynuacji określonego procesu i zabezpieczają operatora przed przypadkowym, niezamierzonym wykonaniem operacji, której cofnięcie mogłoby być skomplikowane;

o wykonaniu lub potrzebie wykonania jakiejś czynności, np. o usunięciu kontrahenta z bazy czy zrealizowaniu akcji;

o braku uprawnień do wykonania określonej operacji;

przypomnienia (w przypadku aktywnego sposobu powiadamiania, zob. Przypomnienia);

o błędach operatora: w przypadku pojawienia się takiego komunikatu należy skorygować swoje działanie, ewentualnie skorzystać z systemu pomocy kontekstowej Pomoc, sięgnąć do instrukcji obsługi lub zwrócić się o pomoc do konsultanta;

o błędach wynikających z awarii systemowych, np. uszkodzeniu danych powstałym wskutek niedoboru zasilania; w przypadku wystąpienia takiego błędu, należy koniecznie przerwać pracę i niezwłocznie skontaktować się z serwisem systemu Berberis;

o błędach programu: mimo ogromnego wysiłku włożonego w pracę nad systemem Bereberis, może on, jak każde złożone oprogramowanie, zawierać błędy, które nie zostały wykryte podczas przeprowadzanych testów i które mogą się ujawnić w bardzo szczególnych sytuacjach; w przypadku wystąpienia takiego błędu, należy zanotować jego numer i okoliczności wystąpienia, a następnie przekazać te informacje dostawcy, zaś sam program koniecznie zamknąć i uruchomić ponownie.

Wszystkie komunikaty są wyświetlane przez program w osobnych oknach, zamykanych przez operatora.

Cały szereg czynności związanych z posługiwaniem się programem operator może wykonywać zarówno przy pomocy myszki, jak i klawiatury. Praktyka pokazuje przy tym, że doświadczeni operatorzy chętniej korzystają z klawiatury, gdyż przy pewnej wprawie przyspiesza to pracę. Poniżej zostały przedstawione ogólne zasady używania klawiatury, a więc znaczenie zarówno pojedynczych klawiszy funkcyjnych, jak i ich kombinacji.

Enter wykorzystywany jest w bardzo różny sposób w zależności od sytuacji: jego użycie zazwyczaj oznacza potwierdzenie Tak lub jest równoznaczne z komendą Zamknij;

– na listach strzałki góra – dół przesuwają odpowiednio listę; strzałki w bok przesuwają po dolnym filtrze,

Alt + podkreślona litera działa jak kliknięcie myszką w wybrany klawisz (np. Alt + D – Dalej),

10. Przegląd opcji głównego menu programu

Poniżej znajduje się lista ikon paska narzędzi, które ma do dyspozycji Użytkownik. Spośród poniższych ikon Użytkownik może również wybrać te, które chce zastosować w swoim docklecie (zobacz Docklet).

Alternatywę dla paska narzędzi stanowi Docklet. Jest to obszar, na którym użytkownik może umieścić dowolną liczbę przycisków, uruchamiających najczęściej używane przezeń funkcje Systemu. Ich dobór jest indywidualny i zależy od charakteru pracy na danym stanowisku. W każdej chwili możliwy jest dobór i zmiana przycisków, a dokonuje się go korzystając z menu Ustawienia (zob. Wygląd - Skróty). Docklet może mieć formę płynnego paska u dołu ekranu (rysunek) lub paska przycisków znajdującego się poniżej paska menu (rysunek).

Docklet (rysunek) wyposażony jest w menu kontekstowe, które pojawia się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w obszarze panelu Docklet. Umożliwia ono ukrywanie Dockletu (Zwiń ikony) i zamykanie systemu (Zamknij system).  Menu kontekstowe Dockletu oferuje ponadto funkcję Ukryj menu (Pokaż menu), użycie której powoduje zniknięcie górnego paska menu (lub jego przywrócenie).

13. Edytor zaawansowany

Pod polami przeznaczonymi do wprowadzania dłuższych tekstów bardzo często znajduje się przycisk Powiększ. W zależności od sytuacji otwiera on prosty edytor, umożliwiający jedynie wprowadzanie niesformatowanego tekstu, stanowiący w istocie tylko powiększenie wspomnianego pola, bądź też tzw. edytor zaawansowany (rysunek).

Niekiedy istnieje możliwość przełączania między edytorem prostym a zaawansowanym.

Edytor zaawansowany wykorzystywany jest również w Kliencie poczty elektronicznej Systemu Berberis do redagowania listów.

Funkcje edytora zaawansowanego nie będą tu  szczegółowo omawiane, jako że są one bardzo podobne do funkcji powszechnie znanych programów do tworzenia tekstów (np. MS Word, bądź OpenOffice Writer).