IV. Planowanie
Planowanie kampanii
Etap		Kolumna tabeli prezentuje poszczególne etapy w ramach danej kampanii marketingowej.
Typ		Kolumna tabeli prezentuje typ etapu kampanii marketingowej.
Wysyłka automatyczna		Kolumna tabeli prezentuje datę i czas automatycznej wysyłki korespondencji lub brak takiego działania.
Postęp		Kolumna tabeli prezentuje procentowy postęp w wysyłce korespondencji seryjnej.
Nowy		Przycisk otwiera kreator nowego etapu kampanii marketingowej (rysunek). Naciśnięcie przycisku Nowy wywołuje menu kontekstowe z opcjami: Zlecenie kontaktu, E-mail, List, SMS.
Edytuj		Przycisk otwiera okno edycji wybranego etapu kampanii marketingowej (rysunek).
Usuń		Przycisk usuwa zaznaczony etap kampanii marketingowej.
Szczegóły		Przycisk otwiera okno wyświetlające informacje dotyczące danego etapu.
Uruchom		Uruchamia zaznaczony etap kampanii marketingowej w danym momencie.
Projekty		Pokrętło pozwala wybrać projekt, do którego podpięta będzie kampania marketingowa. Dostępne są opcje: Istniejący projekt - wówczas należy wybrać projekt z rozwijanej listy wcześniej utworzonych projektów, Utwórz nowy - wówczas należy wpisać nazwę nowego projektu, Brak projektu - kampania nie będzie przypisana do żadnego projektu.
Sprawy		Przełącznik dwupozycyjny pozwala wybrać, czy dana kampania marketingowa będzie podpięta pod sprawę Korespondencja seryjna lub pod Inną sprawę, którą można dowolnie nazwać.

Etap kampanii
Nazwa		Pozwala na wpisanie nazwy etapu kampanii marketingowej.
Automatycznie wykonaj dnia/o		Zaznaczenie tej opcji powoduje, że korespondencja zostanie wysłana automatycznie, zgodnie z określoną datą i czasem.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych		Pozwala na wybranie z listy opcji Uwzględnij lub Ignoruj. Wybranie opcji Uwzględnij powoduje, że korespondencja seryjna rozesłana zostanie tylko do tych spośród wybranych Adresatów, którzy wyrazili zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
Zgoda na otrzymywanie informacji drogą elektroniczną		Pozwala na wybranie z listy opcji Uwzględnij lub Ignoruj. Wybranie opcji Uwzględnij powoduje, że korespondencja seryjna rozesłana zostanie tylko do tych spośród wybranych Adresatów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie informacji drogą elektroniczną.
Szablon E-mail/Treść SMS'a		Przycisk otwiera okno, w którym użytkownik kreuje treść i wygląd E-maila/SMS'a, który rozesłany zostanie jako korespondencja seryjna w ramach kampanii (rysunek). Przycisk Szablon E-mail pojawia się, jeśli po naciśnięciu Nowy w oknie Plan z menu kontekstowego wybierzemy opcję E-mail, natomiast przycisk Treść SMS'a jeśli wybierzemy SMS.
Parametry dodatkowe		Przycisk otwiera okno Akcja (rysunek), które ma na celu prekonfigurowanie akcji automatycznej (zob. Akcje automatyczne) sterującej mechanizmem działania kampanii marketingowych. W tym miejscu można skonfigurować pewne dodatkowe parametry warunkujące wykonanie danego etapu kampanii marketingowej. Dodatkowe parametry akcji automatycznych mogą być wykorzystywane w sytuacjach takich jak opisana w powyższym przykładzie. Klienci, którzy w pierwszym etapie kampanii odmówili skorzystania z atrakcyjnej oferty, nie powinni dostawać SMS'ów przypominających o rabacie, czyli nie powinni być uwzględniani w drugim etapie kampanii marketingowej. W tym wypadku należy dodać takie warunki zadziałania akcji automatycznej, aby w drugim etapie wykluczała klientów nie zainteresowanych ofertą.
Brak następnego kroku		Wybranie tej opcji powoduje, że dany etap kampanii zakończony zostanie po wykonaniu pierwszego podetapu; nie przewiduje się drugiego podetapu w tym etapie.
Utwórz następny krok		Wybranie tej opcji powoduje, że użytkownik może zaplanować dalsze działania, czyli drugi podetap etapu kampanii marketingowej; przy pomocy pokrętła wybiera się jedną z trzech opcji: Następny krok - jest najprostszą opcją; jej wybranie powoduje jedynie pojawienie się na kalendarzach wykonawców przypomnienia o konieczności wykonania następnego kroku. Następny krok + zdarzenie - wybór tej opcji powoduje pojawienie się na kalendarzu wykonawcy przypomnienia o następnym kroku, a kliknięcie Kontynuuj menu kontekstowego następnego kroku na kalendarzu będzie prowadzić do zdarzenia ze scenariuszem rozmowy, który zapisywany jest w polu Scenariusz rozmowy. Procedura - oznacza, że drugi podetap przeprowadzany będzie w ramach procedury, czyli ściśle określonego schematu postępowania; taką procedurę należy zdefiniować w module Spina (zob. Procedury). Na kalendarzu wykonawców pojawi się wówczas przypomnienie o pierwszym działaniu w ramach wybranej procedury.
Wybierz		Wywołuje listę wyboru następnego kroku lub procedury.
Opis		Umożliwia wprowadzenie opisu drugiego podetapu, czyli następnego kroku lub procedury w danym etapie kampanii marketingowej.
Scenariusz rozmowy		Umożliwia wpisanie scenariusza rozmowy, który wykorzystywany będzie przez wykonawców podczas telefonowania do kontrahentów w następnym kroku. Pole to pojawia się wyłącznie po wybraniu opcji Następny krok + zdarzenie.
Przypomnienie o następnym kroku pojawi się za...		Pozwala na wpisanie liczby dni, po których na kalendarzu wykonawców pojawi się przypomnienie o wykonaniu następnego kroku, czyli drugiego podetapu.
Wykonawca		Pozwala na wybranie wykonawcy spośród: Prowadzącego kontrahenta - przypomnienie o wykonaniu kolejnego kroku pojawi się na kalendarzach poszczególnych pracowników, którzy prowadzą kontrahentów, do których skierowana jest kampania marketingowa. Prowadzącego sprawę - przypomnienie o wykonaniu następnego kroku pojawi się na kalendarzu każdego użytkownika prowadzącego sprawę, z którą dana kampania marketingowa jest związana.
Konto wysyłki		Wybór z listy adresu E-mail, który wyświetlany będzie jako adres nadawcy korespondencji seryjnej.

 

Okno kreatora e-maila:

Okno wprowadzania dodatkowych parametrów akcji automatycznej sterującej etapem kampanii marketingowej:

11.2.  Kampanie marketingowe (zob. Listy)

Lista zawiera następujące informacje na temat istniejących w Systemie kampanii marketingowych:

nazwa

rabat

ważna od

ważna do

odbiorcy E–mail

odbiorcy Poczty

Menu kontekstowe zawiera informacje rozszerzające dane na liście kampanii marketingowych:

Filtr (zob. Filtrowanie)

Nazwa – wyszukiwanie według nazwy kampanii;

Aktywna – wybór wśród aktywnych (pole zaznaczone) lub nieaktywnych kampanii marketingowych;

Wszystkie typy – wyszukiwanie danej kampanii spośród wszystkich typów kampanii marketingowych;

Data – wyszukiwanie kampanii według okresu ważności kampanii w zadanym okresie od/do.

Okno Ustawień dla korespondencji seryjnej (rysunek) składa się z trzech elementów: okna edycji, dolnego panelu przycisków oraz okna podglądu.

 

Okno edycji

W centralnym punkcie okna edycji (rysunek) znajduje się dostępny obszar roboczy wraz z elementami, które mogą zostać umieszczone na wydruku. Elementami tymi są podstawowe informacje zawarte w systemie na temat danego kontrahenta: Imię i Nazwisko lub Nazwa Firmy, Ulica i Numer, Kod Poczty, Miasto, Skrytka pocztowa. Każdy z nich może zostać umieszczony w dowolnym miejscu obszaru roboczego, a wybór tego, który pojawi się na wydruku, zależy od operatora. Należy pamiętać, iż obecność któregokolwiek z elementów na wydruku jest uzależniona od ilości zgromadzonych na temat kontrahenta danych. Poszczególne obiekty mogą być modyfikowane osobno lub wspólnie po uprzednim zaznaczeniu ich przy pomocy wskaźnika myszy i klawisza Shift. Istnieje również możliwość chwilowego powiększenia obszaru roboczego, w tym celu należy użyć klawisza Ctrl. Jeżeli operator zmieni położenie dowolnego elementu w obszarze roboczym, może się to wiązać z przysłonięciem innego elementu, wówczas w oknie podglądu pojawią się one w innych kolorach. Z powodu różnych długości nazw elementów dla różnych firm w ramach tworzonej korespondencji seryjnej, istnieje niebezpieczeństwo, iż niektóre znajdą się poza obszarem roboczym. System zasygnalizuje to zmieniając kolor podglądu na czerwony.

Powyżej obszaru roboczego znajduje się panel przycisków odpowiedzialnych za formatowanie dowolnego elementu oraz wydruk, poniżej zaś narzędzia służące rozmieszczaniu ich w obszarze roboczym.

		uruchamia okno wyboru kroju, wielkości i koloru czcionki dla zaznaczonego w obszarze roboczym elementu
		pogrubienie czcionki zaznaczonego elementu
		podkreślenie czcionki zaznaczonego elementu
		pochylenie czcionki zaznaczonego elementu
		zmiana koloru czcionki zaznaczonego elementu
		wyśrodkowanie zaznaczonego elementu w obszarze roboczym
		decyduje o obecności zaznaczonego elementu na wydruku, jeżeli jest wciśnięty, wówczas dany obiekt pojawia się na wydruku
Czcionka		krój i rozmiar czcionki zaznaczonego elementu
Auto		przycisk przywraca początkowe ustawienia zaznaczonego elementu związane z krojem i wielkością czcionki oraz jego położeniem w obszarze roboczym
Lewy		odstęp wybranego elementu od lewej krawędzi obszaru roboczego; pole pojawia się dopiero w momencie zaznaczenia jednego z elementów
Górny		odstęp wybranego elementu od górnej krawędzi obszaru roboczego; pole pojawia się dopiero w momencie zaznaczenia jednego z elementów
Okno pomocnicze [cm]		zaznaczenie pola powoduje pojawienie się pomocniczego okna, w którym zostają umieszczone wszystkie elementy znajdujące się w obszarze roboczym
Lewy		odległość okna pomocniczego od lewej krawędzi obszaru roboczego
Górny		odległość okna pomocniczego od górnej krawędzi obszaru roboczego
szer.		szerokość okna pomocniczego
wys.		wysokość okna pomocniczego

 

Dolny panel przycisków

Lewy		odstęp wybranego elementu od lewej krawędzi obszaru roboczego; pole pojawia się dopiero w momencie zaznaczenia jednego z elementów
Górny		odstęp wybranego elementu od górnej krawędzi obszaru roboczego; pole pojawia się dopiero w momencie zaznaczenia jednego z elementów
Okno pomocnicze [cm]		zaznaczenie pola powoduje pojawienie się pomocniczego okna, w którym zostają umieszczone wszystkie elementy znajdujące się w obszarze roboczym
Lewy		odległość okna pomocniczego od lewej krawędzi obszaru roboczego
Górny		odległość okna pomocniczego od górnej krawędzi obszaru roboczego
szer.		szerokość okna pomocniczego
wys.		wysokość okna pomocniczego
Drukuj		pole umożliwia drukowanie naklejek bądź jednego adresu na stronie
Kolumny		liczba kolumn naklejek drukowanych na jednej stronie w dostępnym obszarze; pole jest aktywne po wyborze drukowania naklejek, po modyfikacji tej wartości system automatycznie zmienia wielkość dostępnego obszaru roboczego do rozmiaru pojedynczej nalepki
Wiersze		liczba wierszy naklejek drukowanych na jednej stronie w dostępnym obszarze; pole jest aktywne po wyborze drukowania naklejek, po modyfikacji tej wartości system automatycznie zmienia wielkość dostępnego obszaru roboczego do rozmiaru pojedynczej nalepki
Wybierz skaner		wybiera skaner spośród zainstalowanych na stanowisku komputerowym
Skanuj		uruchamia skanowanie, wykorzystując wybrany skaner
Otwórz		umożliwia otwarcie zapisanego wcześniej szablonu
Drukuj		umożliwia wydrukowanie wszystkich stworzonych dokumentów
Zapisz		zapisuje wraz z opisem stworzony szablon
Wyjście		zamyka okno Ustawień dla korespondencji seryjnej

 

Okno podglądu

W obszarze tym (rysunek) operator może dokładnie przeglądać dokumenty do korespondencji seryjnej stworzone dla każdego klienta z grupy, który ma otrzymać przesyłkę. Każdy z dokumentów może zostać powiększony przy pomocy lupy. Powrót do wyjściowego rozmiaru strony następuje po naciśnięciu obszaru Podgląd wydruku.

		umożliwia wybór pionowej orientacji strony
		umożliwia wybór poziomej orientacji strony
		umożliwia przejście wstecz i podgląd dokumentu dla innego kontrahenta w grupie; numer bieżącego dokumentu oraz ogólna ich liczba znajduje się na lewo od przycisku
		umożliwia przejście w przód i podgląd dokumentu dla innego kontrahenta w grupie; numer bieżącego dokumentu oraz ogólna ich liczba znajduje się na lewo od przycisku
Ustawienia wydruku		otwiera okno szczegółowych ustawień wydruku
Lista drukarek		umożliwia wybór z listy zainstalowanych na danym stanowisku drukarek
Ustawienia wydruku
Lewy		lewy margines strony
Prawy		prawy margines strony
Górny		górny margines strony
Dolny		dolny margines strony
Zacznij od etykiety		wybór pierwszego dokumentu do drukowania, wszystkie wcześniejsze zostaną pominięte
Zakres stron		umożliwia wybór pomiędzy wydrukiem wszystkich dokumentów lub bieżącej strony znajdującej się w oknie podglądu
Drukuj linie cięcia		ułatwia dzielenie wydrukowanych naklejek poprzez oddzielenie ich cienkimi liniami
Zastosuj		zapisuje ustawienia wydruku wprowadzone przez operatora

 

11.3. Cenniki

Funkcjonalność ta pozwala na zmianę ceny z cennika poprzez doliczenie do niej wybranych kosztów.

Tak jak w przykładzie na rysunku,  do ceny detalicznej pewnego produktu dodano koszty związane z jego transportem do odbiorcy mającego siedzibę za granicą oraz koszty gwarancji. Po przekalkulowaniu zmieniła się cena w cennikach.

 

Kalkulacja cenników
Cennik		Wybór z listy zdefiniowanych cenników
Rodzaje kosztów dodatkowych		Umożliwia zaznaczenie rodzaju usługi, dla której ma być podany cennik: transport zagraniczny, transport krajowy, koszty własne, koszty serwisu, koszty gwarancji, koszty działu, cło, marża.
Informacje dodatkowe		Pozwala na wpisanie dodatkowych informacji o cennikach
Zakres operacji		Pozwala na wybranie zakresu, jaki obejmie operacja kalkulacji cenników: Magazyn, Producent, Dostawca, Atrybuty
Wykonaj kalkulację		Wykonuje kalkulację

 

 

Kopiowanie cenników Przykładowo funkcjonalność ta pozwala w prosty sposób określić ile procent ceny hurtowej ma stanowić cena detaliczna.
Cennik źródłowy		Pozwala na wybór z listy cennika, z którego mają być kopiowane ceny
Cennik docelowy		Pozwala na wybór z listy cennika, do którego mają być kopiowane ceny
Przelicznik		Pozwala na ustalenie przelicznika cen
Informacje dodatkowe		Pozwala na wpisanie informacji dodatkowych dotyczących kopiowania zaznaczonych cenników
Wyczyść cennik docelowy		Zaznaczenie tej opcji pozwala na wyczyszczenie cennika docelowego
Zakres operacji		Pozwala na wybranie zakresu, jaki obejmie operacja kopiowania cenników: Magazyn, Producent, Dostawca, Atrybuty
Kopiuj		Wykonuje operację kopiowania zaznaczonego cennika

 

Taryfikator jest opcją menu głównego, za pomocą której można określić stawkę godzinową dla pracownika związanego z daną sprawą, czyli świadczenia usług na rzecz klienta. Dla tego samego pracownika można zdefiniować różne stawki dla różnych spraw. Dla dwóch pracowników w związku z tą samą sprawą mogą być też przyporządkowane różne stawki.

Podobną funkcjonalnością dysponuje kreator nowej Sprawy (zob. Nowa sprawa - Taryfikator), tam jednak możliwe jest jedynie określenie stawki dla operatorów w konkretnej sprawie dla konkretnego kontrahenta. Tutaj zaznaczając opcję wszyscy/wszystkie użytkownik może nadać tą samą stawkę za świadczenie usług na rzecz klientów:

•  wszystkim operatorom,

• za usługi wobec wszystkich kontrahentów,

• we wszystkich sprawach.

Taryfikator jest używany w przypadku generacji zamówienia ze zdarzeń. Program automatycznie sprawdza, który operator pracował w związku z daną sprawą i korzystając z odpowiedniego taryfikatora przelicza liczbę godzin na kwotę do zapłaty.

Nowy taryfikator
Operator			wybór operatora
Wszyscy			umożliwia ustalenie wspólnego taryfikatora dla wszystkich operatorów
Kontrahent			wybór kontrahenta
Wszyscy			umożliwia ustalenie wspólnego taryfikatora dla wszystkich kontrahentów
Skrót / Nazwa			sposób wyświetlania kontrahentów w liście powyżej
Sprawa			wybór sprawy
Wszystkie			umożliwia ustalenie wspólnego taryfikatora dla wszystkich spraw
Stawka za godzinę			wysokość wprowadzonego taryfikatora
Waluta stawki			waluta w jakiej ma być określona stawka
Obowiązuje od			data rozpoczęcia obowiązywania nowego taryfikatora
Obowiązuje od			godzina rozpoczęcia obowiązywania nowego taryfikatora

Lista zawiera następujące informacje na temat taryfikatorów:

kontrahent,

sprawa,

operator,

stawka,

waluta.

 

Menu kontekstowe zawiera informacje rozszerzające dane na liście taryfikatorów:

Filtr (zob. Filtrowanie)

Kontrahenci – wyszukiwanie taryfikatora według zadanego kryterium związanego z nazwą, skrótem lub numerem NIP kontrahenta, dla którego został zdefiniowany;

Kryteria stawki – wyszukiwanie taryfikatora o określonej stawce od/do;

Waluta – wyszukiwanie taryfikatora w wybranej z listy walucie;

Osoba – wyszukiwanie taryfikatora związanego z wybraną osobą;

Sprawa – wyszukiwanie taryfikatora związanego z wybraną sprawą.

 

11.6. Plan

System Berberis wspomaga planowanie sprzedaży. Zarówno handlowcy, jak i ich przełożeni mają możliwość brania udziału w definiowaniu planu sprzedaży. Jest on zatwierdzany przez zarządzających, jednak handlowcy mogą przedkładać własne propozycje dotyczące planu sprzedaży oraz uwagi do przedłożonych przez kierownictwo planów. Aby użytkownik mógł przedkładać propozycje planu sprzedaży musi posiadać w Systemie status handlowca; ustawienia tego dokonuje się w module Spina (zob. Ustawienia operatora- Dane operatora)

System pozwala na realizację dwóch schematów postępowania w obszarze planowania sprzedaży:

1. Handlowiec wychodzi z propozycją wielkości sprzedaży, jaką chce zrealizować w danym okresie, przełożony weryfikuje propozycję, zatwierdza ją lub poddaje własną propozycję.

2. Przełożony przedstawia plan sprzedaży dla handlowca.

Przykład - schemat 1:

11.7. Zatwierdzenie planu

Plany sprzedaży są definiowane, a następnie zatwierdzane przez osobę zarządzającą handlowcami, przy użyciu formularza Zatwierdzenie planu sprzedaży (rysunek).

Handlowcy mogą podawać propozycje planów sprzedaży, które także są zatwierdzane przez zarządzających przy pomocy formatki Zatwierdzanie planu sprzedaży. Po podaniu propozycji przez handlowca zarządzający może:

• zatwierdzić propozycję handlowca bez wprowadzania zmian,

• podać i zatwierdzić nową kwotę planowanej sprzedaży.

11.8. Lejki sprzedaży

Typowy proces sprzedaży da się podzielić na pewne etapy, charakteryzujące się różnymi zachowaniami potencjalnego klienta, ale także działaniami sprzedawcy, podejmowanymi w celu doprowadzenia do sfinalizowania transakcji. Liczba potencjalnych klientów na ogół topnieje na poszczególnych etapach i tylko nieliczni decydują się ostatecznie na zakup. Mówi się w związku z tym o tzw. lejku sprzedaży.

Przykładowo, 100 osób przechodzi w ciągu godziny ulicą mijając sklep z odzieżą. 80 z nich odwraca głowę i spogląda na wystawę. 50 przystaje i dokładniej przypatruje się ekspozycji. 20 wchodzi do środka. 10 wykazuje większe zainteresowanie i pyta o coś sprzedawców. 5 przymierza jakąś część garderoby, a 2 osoby dokonują zakupu.

Okno Lejki sprzedaży (rysunek) służy do dokonywania prostych, wizualnych analiz opisanej powyżej sytuacji. Istotne jest przy tym porównywanie wyników (ilościowych i wartościowych) poszczególnych handlowców, planów, kampanii itp.

Każdy kolor oznacza etap działań dokonywanych w celu sfinalizowania sprzedaży, przy czym etapy definiuje się indywidualnie dla każdego przedsiębiorstwa w module administracyjnym Spina, zaś ich opis wyświetlić można naciskając przycisk Legenda (rysunek).

Spoglądając na wizualizację (rysunek) możemy od razu dostrzec, że Agnieszka i Agata mają pewne problemy z doprowadzeniem do zawarcia transakcji. Ponadto, Agnieszka niezbyt dobrze sobie radzi na etapie Przygotowanie - tu Agnieszka może nauczyć się czegoś od Agaty. Obie zaś powinny poradzić się Toma, co robić, aby działania handlowe zakończyć skutecznie.

Warto zauważyć, że praktyczne wnioski, przedstawione w powyższym przykładzie zostały wyciągnięte bez dokonywania żmudnej analizy liczb zawartych w raportach - wystarczył zaledwie rzut oka na wyświetloną grafikę!

11.9. Akcje automatyczne

Akcje automatyczne są to działania, samoczynnie wyzwalane przez System po spełnieniu pewnych, ustalonych wcześniej przez Użytkownika kryteriów w postaci bądź to zaistnienia pewnego zdarzenia, bądź ustalenia określonego odstępu czasu, po którym akcja automatyczna będzie wyzwalana. Istnieje także możliwość wzbudzenia akcji automatycznej przez Użytkownika doraźnie, klikając przycisk Uruchom w oknie Akcje automatyczne (rysunek).

Akcje automatyczne mogą być wykorzystywane m.in. do:

• przekazywania zadań nieobecnego pracownika innemu pracownikowi,

• zmian wykonawcy następnego kroku,

• wysyłania korespondencji seryjnej,

• tworzenia przypomnień o kontakcie z potencjalnym klientem odwiedzającym stronę internetową firmy,

• i innych działań.

Przykładowo, akcja automatyczna może zostać użyta, jeśli przewidujemy nieobecność pracownika. Użycie tej opcji powoduje, że zadania wykonywane zwykle przez pracownika, który ma być nieobecny, automatycznie przydzielane będą pracownikowi, który na czas nieobecności go zastępuje. Konieczne jest zatem określenie przedziału czasowego, w jakim pracownik będzie nieobecny oraz osoby go zastępującej.

Okno Akcje automatyczne

Okno to  wyposażone jest także w menu kontekstowe, które pojawia się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na polu danej akcji automatycznej (rysunek). Menu kontekstowe wyposażone jest w funkcje Edytuj, Usuń, Historia, które wywołują identyczne zdarzenia, jak naciśnięcie przycisków o takiej samej nazwie, znajdujących się na dolnej belce.

Okno Akcja

Nazwa		Umożliwia wpisanie nazwy akcji automatycznej.
Aktywna/Nieaktywna		Przełącznik służący do włączania lub wyłączania akcji automatycznej.
Kiedy akcja zostanie wykonana		Umożliwia wybór pomiędzy czasowym a zdarzeniowym określeniem momentu zadziałania akcji automatycznej.
Co...		Określenie odstępu czasowego po jakim akcja automatyczna jest powtarzana. Wybieramy, jeśli chcemy, aby dana akcja automatyczna powtarzała się cyklicznie w odstępie czasowym np. co 24 godziny.
Po zdarzeniu		Wybór z listy zdarzenia, po którym akcja automatyczna jest realizowana. Zdarzeniem takim może być utworzenie następnego kroku lub przypomnienia, które dedykowane są osobie, która w momencie jego planowej realizacji będzie nieobecna.
Co ma nastąpić		Wybór z listy działania, które następuje po zaistnieniu zdarzenia lub przekroczeniu określonego wcześniej przedziału czasowego. W naszym przykładzie będzie to zmiana wykonawcy następnego kroku z osoby nieobecnej na zastępującą ją.
Opis		Kliknięcie przywołuje okno z opisem akcji. Okno Opis akcji zawiera informacje dotyczące działania akcji automatycznej oraz opis zmiennych stosowanych w polu Parametry.
Warunki dodatkowe		Umożliwia określenie dodatkowych warunków, spełnienie których pozwoli na zadziałanie akcji automatycznej.
Nazwa		Pole uzupełniane po naciśnięciu przycisku Dodaj i wyborze jednej z dostępnych opcji w pojawiającym się po naciśnięciu oknie Wybór opcji filtrowania (rysunek).
Warunek		Wybór warunku z rozwijanej listy warunków. Przykładowo: "równe" - wybieramy, gdy chcemy określić nazwisko pracownika, który jest nieobecny,                         "pomiędzy" - wybieramy, gdy chcemy określić przedział czasowy nieobecności pracownika.
Wartość 1		Umożliwia wpisanie pierwszej wartości warunkującej zadziałanie akcji automatycznej oraz jej ramy czasowe. Wartością tą może być w tym przypadku nazwisko pracownika oraz pierwszy dzień urlopu, czyli jego nieobecności.
Wartość 2		Umożliwia wpisanie drugiej wartości warunkującej zadziałanie akcji automatycznej oraz jej ramy czasowe. Pole to zazwyczaj wykorzystywane jest do określania daty końcowej jakiegoś zdarzenia. Wartością tą w tym przypadku będzie ostatni dzień urlopu, czyli nieobecności pracownika.
Dodaj		Powoduje otworzenie okna Wybór opcji filtrowania (rysunek), które służy do wybierania kryteriów jako warunków dodatkowych zadziałania akcji automatycznej. Aby wybrać opcje filtrowania, należy zaznaczyć opcję dostępną w oknie Wybór opcji filtrowania i nacisnąć przycisk Wybierz. Możliwy jest wybór dowolnej liczby kryteriów z dostępnej w oknie listy opcji filtrowania.
Usuń		Umożliwia usunięcie zaznaczonej znakiem pozycji w polu Warunki dodatkowe.
Parametry		W polu tym wyświetlane są parametry konieczne do zadziałania akcji automatycznej, czyli określenie zmiennych, wedle których wyzwolone zostanie działanie. Parametry przydzielane są automatycznie po wyborze opcji w polu Co ma nastąpić.
Nazwa		Pole to zawiera nazwę parametru, który jest przydzielany automatycznie po wyborze opcji w polu Co ma nastąpić. Przykładowo, jeśli działanie akcji automatycznej polega na zmianie wykonawcy następnego kroku, to w polu Parametry pojawiają się dwie zmienne: Zastępujący i Alternatywny zastępujący, którym (w kolejności) zostanie przydzielone wykonanie następnego kroku podczas nieobecności pracownika Edwarda.
Wartość		W polu tym określa się wartość parametru zgodnie z opisem dostępnym po naciśnięciu przycisku Opis. W przypadku, gdy wartością jest osoba (Zastępujący, Alternatywny zastępujący, Wykonawca, Alternatywny wykonawca, Nowy wykonawca) możliwy jest jej wybór z listy osób, dostępnej po naciśnięciu przycisku znajdującego się po prawej stronie pola i zatwierdzeniu przyciskiem Wybierz lub po rozwinięciu dostępnej w obszarze pola listy.
Zapisz		Zapisuje nowe akcje automatyczne oraz zmiany naniesione w utworzonych wcześniej akcjach automatycznych.
Anuluj		Anuluje nowe akcje automatyczne oraz wszelkie zmiany naniesione w utworzonych wcześniej akcjach automatycznych przed ich zapisaniem.

Okno Historia

Wybór przedziału czasu podglądu historii akcji automatycznej		Pokrętło umożliwia wybór przedziału czasu, z jakiego chcemy, aby w oknie pojawiła się historia akcji automatycznej. Dostępne są cztery opcje: dziś, ostatnie 7 dni, ostatnie 30 dni, wszystko.
Odśwież		Służy do zatwierdzania zmian pokrętła wyboru przedziału czasu.
Zamknij		Zamyka okno Historia.

Nazwa reguły		Wyświetla nazwę akcji automatycznej.
Akcja		Wyświetla polecenie akcji automatycznej.
Rozpoczęto		Wyświetla datę i czas rozpoczęcia.

Zakończono

Wyświetla datę i czas zakończenia.

11.10. Konfiguracja punktacji