BMS Creative

O wdrażaniu systemów informatycznych napisano wiele. O metodykach prowadzenia projektów, ISO, Prince2, Agile, o komitetach sterujących itd. Moglibyśmy stwierdzić, że tak właśnie pracujemy i zapewne bardzo mądrze by to wyglądało... Ale jeżeli nie jesteś informatykiem, raczej Cię to nie zainteresuje, a jeśli nie reprezentujesz korporacji, to albo się przestraszysz, albo pomyślisz, że nie o to chodzi. Poniekąd jednak chodzi o to, tylko... No właśnie, spróbujmy w sposób w miarę strawny powiedzieć jak się to robi i czego robić absolutnie nie należy.

1. Wedle stawu grobla. Nie lecimy na Księżyc, ale też nie przymierzamy się do zjedzenia bułki z masłem. Ten projekt na pewno jest na miarę Twoich możliwości, ale też trochę Cię zaabsorbuje. W większej firmie będzie to obiektywnie większe przedsięwzięcie, w mniejszej – mniejsze, ale relatywnie – wyjdzie na to samo. Nie bój się więc tego wyzwania, ale też go nie lekceważ.

2. Wdrożenie naszego systemu możesz teoretycznie przeprowadzić we własnym zakresie, korzystając z własnych zasobów informatycznych, ale pod warunkiem, że takie posiadasz. Nie powierzaj wdrożenia swojemu pracownikowi, który nie jest informatykiem, a co najwyżej „z doskoku” zajmuje się u Ciebie komputerami i który będzie prowadził je w wolnych chwilach. Nic dobrego z tego nie wyniknie.

3. Jeśli wdrożenie prowadzi firma zewnętrzna, np. my lub nasz partner, pamiętaj że całe przedsięwzięcie wymagać będzie zaangażowania również po Twojej stronie. Nie możesz siedzieć z założonymi rękami i czekać aż to zrobią. Musisz współpracować, na bieżąco przekazywać niezbędne informacje, recenzować efekty działań, pracowników oddelegować na szkolenia.

4. Dlatego po Twojej stronie potrzebny jest leader (w firmach większych - zespół) – ktoś, kto naprawdę zaangażuje się w projekt i ktoś, kto jest do niego przekonany, tzn. nie mówi: „No dobrze, skoro już kupiliśmy i trzeba się tym zająć...” Leaderem raczej nie może być prezes, bo po prostu nie będzie miał czasu, ale nie może to być też nowo przyjęty, szeregowy pracownik, który nie zna firmy i którego nikt nie traktuje poważnie. Leader pozna system lepiej niż inni, a będąc na miejscu, rozwiąże potem błyskawicznie niejeden problem. Np. kiedy któryś z Twoich pracowników zacznie narzekać, że czegoś się nie da, leader po prostu powie: „Kliknij tutaj!”.

5.Wdrożenie musi zostać dobrze zaplanowane. Trzeba określić zakres prac i stworzyć harmonogram. Podobnie jak Ty chciałbyś od razu wiedzieć, ile TO będzie kosztować, tak i firma wdrażająca musi mieć świadomość, CO jest do zrobienia. Nikt nie podejmie się wykonać bliżej nieokreślonych działań za z góry ustalone wynagrodzenie i w z góry wyznaczonym czasie. Dlatego porządna analiza przedwdrożeniowa kosztuje, ale też ma głęboki sens. A jeśli handlowiec na pierwszym spotkaniu podaje Ci koszt wdrożenia lub, co też się zdarza, dostawca umieszcza go na swoich stronach, nie traktuj ich poważnie.

6. Oczywiście, w trakcie wdrożenia „wyjdzie jeszcze to i owo”. W informatyce mówi się o zarządzaniu zmianami. Tak więc (może niejednokrotnie) będzie trzeba zmodyfikować zakres prac, ale nie tylko – również harmonogram i wynagrodzenie. Inaczej po prostu nie można, więc licz się z taką ewentualnością.

7. Czy jednak wszystko da się zrobić? Jeśli nagle zapragniesz by produkt, który zakupiłeś działał nieco inaczej i został wyposażony w jakąś dodatkową funkcję, to może się to okazać bardzo proste – chwila pracy przy konfiguracji, ale może też być niewykonalne. Czy w gotowym budynku da się dobudować jeszcze jedno piętro , trochę wyższe i w samym środku, powiedzmy pomiędzy trzecim a czwartym? No widzisz! Niektóre z Twoich pomysłów mogą być podobnie niewykonalne w przestrzeni wirtualnej.

8. Wdrożenie na próbę na pewno się nie uda! Byłoby miło, gdyby zamiast podejmować decycję o zakupie systemu, uruchomić najpierw oprogramowanie w całej firmie i niech pracownicy sprawdzą, jak się go używa w praktyce... To nie wyjdzie! Skoro wdrożenie oznacza spory wysiłek i wiele pracy po obu stronach, cała firma nie zaangażuje się na poważnie, jeśli nie będzie jasne, że klamka zapadła i jest pełna determinacja, żeby projekt zrealizować.

9. W skład wdrożenia wchodzi wiele elementów. Instalacja oprogramowania jest stosunkowo najprostsza, ale już jego poprawna konfiguracja może zająć wiele czasu: określenie uprawnień, zasilenie tzw. słowników, zdefiniowanie procedur, czy przygotowanie szablonów wydruków. A potem szkolenia i jeszcze coś najmniej przyjemnego – tzw. migracja danych, bo przecież nie chciałbyś, żeby przepisywać wszystko ręcznie! Ale właśnie migracja jest procesem niezwykle czasochłonnym, bo dane w różnych systemach różnią się strukturą, a często jest w nich jeszcze niezły bałagan. Jego raczej nie chciałbyś migrować, ale z kolei porządku nikt nie zrobi bez Twojego udziału.

10. Wdrożenie najlepiej przeprowadzać jest etapami. Najpierw uruchamia się te moduły, które nie są kluczowe dla Twojej firmy, a ewentualne niedociągnięcia we wdrożeniu i błędy pracowników nie spowodują totalnego chaosu. Niech ludzie przyzwyczają się trochę do nowego stylu pracy, nauczą się pływać, zanim wrzucisz ich na głęboką wodę.