I. Struktura informacji
W rozdziale tym opisujemy podstawowe byty funkcjonujące w Systemie Berberis, zwracając uwagę na ich wzajemne relacje. Dobre zrozumienie przedstawionej tu treści jest ogromnie ważne dla sprawnego posługiwania się Systemem i jego efektywnego wykorzystania.
A. Kontrahent
Kontrahent jest to podmiot, z którym utrzymujemy kontakty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Może więc być nim klient, potencjalny klient, producent, dostawca, partner handlowy, współpracownik, urząd itp.
Kontrahentów dzielimy na indywidualnych oraz firmy. Te ostatnie, jako bardziej złożone, mogą posiadać wewnętrzną strukturę: składać się z działów, oddziałów (Departamentów) oraz zatrudniać pracowników (Pracownicy).
Dla każdego kontrahenta tworzone są odrębne sprawy (menu Sprawy), przy czym z każdym z nich może być związanych wiele spraw. Sprawa stanowi elektroniczny segregator na dokumenty, pozwalając oddzielać od siebie tematycznie różne wątki współpracy z klientem.
Dodatkowo dla każdej sprawy użytkownik może zdefiniować umowę stałą, która będzie się wiązała ze stałymi (comiesięcznymi) opłatami, jakie będzie ponosił kontrahent na rzecz firmy w związku ze składanym zamówieniem.
Dla producenta Grzejniki Polskie S.A. zakładamy sprawę Grzejniki, związaną z zakupem u niego 100 sztuk grzejników aluminiowych. Natomiast dla hotelu Imperial, odbiorcy naszych usług, tworzymy sprawę Kocioł grzewczy, ponieważ zamierzamy sprzedać mu gazowy kocioł grzewczy. Z drugiej strony, nasi pracownicy, będąc w delegacji, nocują w hotelu Imperial. W związku z powyższym prowadzimy z hotelem korespondencję dotyczącą rezerwacji, faktur itp., jednak nie przechowujemy jej w sprawie Kocioł grzewczy, tylko w zupełnie innej, tak aby nie mieszać ze sobą niezależnych wątków współpracy. Tu, nota bene, hotel nie jest już naszym klientem, lecz usługodawcą.
Opisana powyżej struktura sprawy została w Systemie rozszerzona w taki sposób, że można do niej dołączać większą liczbę kontrahentów (a nawet departamentów kontrahentów), przy czym zawsze jeden z nich jest tzw. kontrahentem wiodącym.
C. Zdarzenie
Każda sprawa składa się ze zdarzeń, czyli atomowych działań podejmowanych w przedsiębiorstwie. Zdarzeniem może być telefon do klienta, spotkanie, zlecenie produkcyjne, faktura, dokument WZ itp. Niektóre rodzaje zdarzeń są standardowo dostępne w systemie, inne można definiować w module administracyjnym Spina.
Na diagramie pokazano podstawową hierarchię zależności między głównymi bytami Systemu.
Zdarzenie może być powiązane z konkretną osobą, pracownikiem kontrahenta (np. rozmowa telefoniczna), jednak System pozwala także przyporządkowywać do zdarzeń również inne osoby, pracowników innych kontrahentów, tak aby można było zarejestrować w nim spotkanie. Powstaje w ten sposób swoista lista obecności.
Do każdego zdarzenia możemy dodać załączniki, czyli pliki dowolnego formatu (dokument tekstowy, arkusz programu Excel, e–mail, fax, notatkę relacjonującą kwestie uzgodnione w trakcie ważnego spotkania, itp.). Dodatkowo, w celu jeszcze większego usprawnienia pracy użytkownika, program został wyposażony w dyktafon, dzięki któremu możliwe jest łatwe i szybkie dołączanie głosowych wiadomości i komentarzy do zdarzeń.
D. Następny krok
Każde zdarzenie może posiadać jeden lub więcej następnych kroków. Są to w istocie przypomnienia kierowane do różnych użytkowników Systemu, widoczne na ich kalendarzach lub listach Do zrobienia.
Uwaga: Następny krok nie jest zdarzeniem.
Dopiero użycie operacji Kontynuuj zmienia status następnego kroku na "zrealizowany" i tworzy wywodzące się zeń kolejne zdarzenie, które oczywiście może mieć swoje kolejne następne kroki. W ten sposób dynamicznie buduje się proces obiegu informacji w przedsiębiorstwie.
Dzięki specjalnej funkcji tworzenia powiadomień, program będzie przypominał użytkownikowi o konieczności wykonania zaplanowanego zdarzenia, jak również o upłynięciu terminu wykonania zadania. Termin ten definiuje użytkownik - znacznie to ułatwia dostosowanie pracy systemu do indywidualnych potrzeb pracowników.
E. Projekt
Opcje zawarte w menu Projekty umożliwiają rejestrację przedsięwzięć, których wykonanie skupia większą liczbę spraw, a tym samym może wymagać zaangażowania większej liczby kontrahentów.
W ten sposób sprawy stają się etapami projektu uzyskując jednocześnie dynamikę tzn. czas rozpoczęcia i zakończenia. Etapy mogą z kolei mieć podetapy, które też są sprawami czyli etapami, a więc znów mogą mieć podetapy itd.
Nasza firma otrzymała zlecenie modernizacji instalacji grzewczej w hotelu Imperial. Dla tego przedsięwzięcia można założyć projekt o nazwie Modernizacja hotelu i kolejno grupować w nim sprawy, które będą realizowane w jego ramach (np. zakup grzejników od producenta – sprawa Grzejniki czy montaż kotła grzewczego – sprawa Kocioł gazowy).
System automatycznie tworzy dwa standardowe projekty: Nieprzydzielone - Klienci indywidualni i Nieprzydzielone - Firmy. Grupują one sprawy, które nie zostały przydzielone do żadnego innego projektu, stworzonego przez użytkownika. Nie można ich edytować, kopiować, dezaktywować ani usuwać. W szczególności, jeżeli z zasady nie tworzy się żadnych projektów, okno Projekty stanowić może alternatywny interfejs użytkownika, przedstawiający zależności między obiektami Systemu w formie drzewa.
F. Kampania marketingowa
Kampania marketingowa jest strukturą łączącą ze sobą wybranych kontrahentów (klientów) oraz wybrane produkty. Kontrahenci są adresatami kampanii, a produkty jej przedmiotem. W ramach kampanii możemy wysyłać do jej adresatów powiadomienia (e-maile, listy, wiadomości SMS), a na wybrane produkty przydzielać rabaty. Alternatywnie możemy też udzielać zniżki na całą fakturę.
Przyjmijmy, że firmie Grzejniki Polskie S.A. zależy na zbyciu danego produktu – jednego ze starszych typów grzejnika żeliwnego. Można zatem stworzyć grupę kontrahentów (np. Grzejnik żeliwny), wybrać potencjalnych odbiorców (np. Poczta Polska, Szkoła Podstawowa, Hotel, czy osoby prywatne: Jan Kowalski, Piotr Nowak, itp.), przyznać jej członkom 20-procentową zniżkę na ten produkt, a następnie do wszystkich rozesłać materiały reklamowe z zawiadomieniem o najnowszym rabacie.
Można też oczywiście nie umieszczać w grupie żadnych produktów, lecz wykorzystać ją po prostu do wysłania klientom np. życzeń świątecznych.
Kampania może składać się z wielu etapów, np. najpierw e-mail, po jakimś czasie SMS, a następnie zlecenie przeprowadzenia rozmowy telefonicznej przez opiekuna klienta. System umożliwia precyzyjne zaplanowanie kampanii oraz automatyczną wysyłkę korespondencji elektronicznej.