W bazie wiedzy operatorzy mogą w bardzo prosty sposób zapisywać dowolne notatki oraz dołączać do nich załączniki w dowolnej postaci. Baza nie posiada żadnej specyficznej struktury, natomiast System został wyposażony w narzędzia umożliwiające szybkie i wygodne wyszukiwanie informacji w bazie wiedzy.
Jeżeli notatka była edytowana i zmieniana, informacja o tym fakcie wyświetlana jest na czerwono w nagłówku, natomiast po wybraniu opcji Zmiany w menu kontekstowym, wywoływane jest okno, pokazujące pełną historię zmian. Poprzednie wersje notatki nie są w tym miejscu dostępne.
Uwaga: Monitorowanie zmian jest aktywne jeżeli w module administracyjnym Spina włączono logowanie zmian (zob. Spina - Ustawienia logowania zmian).