Kliknij aby powiększyć
Formularz pozwala scharakteryzować dołączany plik i określić sposób jego zapisu.
Chcąc nadać załącznikowi numer, możemy przydzielić go wybierając odpowiedni ciąg numeracyjny. Ciągi takie definiuje się w module administracyjnym Spina (zob. Ciągi numeracyjne).
W zależności od wyboru użytkownika (położenie pokrętła), załączane pliki mogą być albo fizycznie zapisywane w bazie Systemu, albo System może zapamiętywać ich aktualne położenie na dysku, albo też mogą być kopiowane do określonej lokalizacji (np. na współdzielonym dysku sieciowym).
Pierwsza z metod gwarantuje większe bezpieczeństwo przechowywania danych, ponieważ plik może zostać zmieniony lub usunięty jedynie z poziomu Systemu, przez uprawnionego użytkownika. Nie jest ona jednak zalecana w przypadku plików o dużym rozmiarze, ponieważ przechowywanie ich w bazie danych wpływa niekorzystnie na wydajność (System posiada wbudowane ograniczenie 64 MB na jeden plik). Ponadto niektóre dokumenty (np. programów CAD) powiązane są z wieloma plikami pomocniczymi i zawierają w sobie ścieżki dostępu do tych plików, stąd też zapisanie ich w bazie danych uniemożliwi następnie poprawne otwarcie z poziomu Systemu Berberis przez odpowiedni program zewnętrzny.
Wybór trzeciej metody pozwala z kolei na modyfikację lub nawet usunięcie pliku spoza Systemu Berberis - np. standardowymi poleceniami MS Windows, co w wielu przypadkach może być niewskazane. System udostępnia natomiast mechanizmy pozwalające bezpiecznie zmieniać położenie plików na dysku, a także odnajdywać pliki zagubione, tzn. przeniesione do nowej lokalizacji innymi metodami.
Podobnie jest z drugą metodą, tyle że tu użytkownik musi sam zatroszczyć się o to, aby plik znalazł się we właściwej lokalizacji (np. dostępnej dla innych użytkowników Systemu).
Preferowany sposób zapisu załączników ustawia się w module administracyjnym Spina (zob. Spina - Ustawienia załączników).
Pola Data wysłania i Data odebrania pozwalają na prowadzenie przy pomocy Systemu dziennika korespondencji.